L'alerte désistement permet de prévenir des patients quand un créneau se libère dans votre agenda. Deux modes sont disponibles : automatique (recommandé) et manuel.
Accéder aux alertes
Cliquez sur l'onglet Agenda
Cliquez sur le bouton Alerte désistement en haut à droite de l'agenda
Vous accédez à la page de gestion des alertes envoyées aux patients lorsqu'un créneau se libère.
Mode automatique (recommandé)
Le mode automatique envoie des emails automatiquement lorsqu'un créneau se libère dans votre agenda.
Activez Automatiser les envois
Cliquez sur Paramètres des envois pour définir le fonctionnement
La période d'alerte
Vous choisissez la période durant laquelle un créneau déclenchera une alerte (par exemple : dans les 7 prochains jours).
Astuce
Une période courte (3 à 7 jours) cible les vraies urgences et évite de spammer vos patients pour des créneaux qui ne les concerneront peut-être plus dans plusieurs semaines.
La priorisation des envois
Vous définissez si l'email doit être envoyé :
immédiatement si le rendez-vous est proche
le lendemain matin si le rendez-vous est plus éloigné
Cela permet d'envoyer rapidement une alerte pour un créneau urgent, tout en regroupant les alertes plus lointaines pour éviter d'envoyer trop d'e-mails.
La taille des vagues
Vous choisissez combien de patients reçoivent l'alerte en même temps (par exemple 20 patients). Si le créneau n'est pas réservé, une nouvelle vague de patients est contactée un peu plus tard.
Pourquoi des vagues ?
Envoyer à tous les patients en même temps créerait une ruée sur le créneau : plusieurs patients tenteraient de réserver simultanément, et un seul réussirait. Les vagues étalent la mise à disposition.
Quels patients reçoivent l'alerte, et pour quels créneaux
En mode automatique, un créneau qui se libère est proposé, vague après vague, aux patients pour lesquels vous avez activé l'alerte, tirés au hasard.
La période d'alerte se compte à partir d'aujourd'hui, et non à partir du rendez-vous de chaque patient. Perfactive ne compare pas le créneau libéré au rendez-vous déjà pris par le patient : un patient qui a déjà un rendez-vous dans votre agenda continue donc de recevoir des alertes, y compris pour des créneaux qui ont lieu après son rendez-vous. Prendre rendez-vous ne désactive pas son alerte.
Pour resserrer les envois, trois réglages sont à votre disposition :
les motifs et les lieux choisis pour ce patient, voir Activer l'alerte désistement pour un patient spécifique
les disponibilités (jours et horaires) que le patient renseigne depuis son espace, voir Activer l'alerte désistement depuis l'espace patient
la période d'alerte ci-dessus, qui limite l'horizon des créneaux concernés
Un même patient n'est pas alerté deux fois pour le même créneau, sauf si ce créneau est réservé puis se libère de nouveau.
Arrêter les alertes pour un patient
Cliquez sur l'onglet Agenda, puis sur Alerte désistement
Cliquez sur la mention Activé pour X patients
Dans la fenêtre Patients dont l'alerte désistement est automatisée, cliquez sur Désactiver sur la ligne du patient concerné
Le patient peut aussi le faire lui-même : chaque e-mail d'alerte se termine par un lien modifier vos préférences et un lien vous désabonner, qui mènent tous deux à l'onglet Alertes de son espace patient.
Mode manuel
En complément de l'automatisation, vous pouvez aussi envoyer des alertes manuellement.
Cliquez sur Configurer un envoi dans la section Envoi manuel
Sélectionnez les créneaux disponibles que vous souhaitez proposer
Lancez l'envoi de l'email aux patients inscrits aux alertes
Astuce
Pratique pour proposer ponctuellement certains créneaux spécifiques (vous venez de libérer une demi-journée, par exemple) sans attendre le déclenchement automatique.
Pourquoi ?
Un créneau libre non rempli, c'est une perte sèche. L'alerte désistement transforme automatiquement ces opportunités en rendez-vous pris : les patients en attente sont prévenus dès que possible, et vous remplissez l'agenda sans avoir à passer des appels.