Créer des documents types avec les infos du patient

Vous pouvez créer des modèles de documents qui reprennent automatiquement les informations du patient ou du rendez-vous : lettres, attestations, comptes-rendus, ordonnances types. Une fois le modèle créé, la génération du document final ne prend qu'un clic.

Créer un modèle

1. Allez dans Réglages
2. Ouvrez la rubrique Modèles
3. Dans le panneau Documents, cliquez sur Créer un modèle
4. Choisissez le format souhaité :
   • Une lettre : avec un en-tête spécifique adapté aux courriers (vos coordonnées, celles du patient, la date du jour)
   • Un document générique : avec un en-tête plus simple
5. Renseignez le Nom du modèle, un objet si besoin, puis rédigez votre contenu en insérant des variables aux endroits où vous voulez que les informations du patient ou du rendez-vous apparaissent automatiquement
6. Cliquez sur Créer le modèle

Importer un modèle Word

À côté de Créer un modèle, le bouton Ajouter un modèle Word permet d'importer un fichier Word qui servira de modèle : utile si vos courriers ont déjà une mise en page précise. Perfactive génère alors un PDF à partir de ce fichier en remplaçant les variables qu'il contient.

Variables disponibles

Les variables sont remplacées automatiquement par les informations correspondantes au moment de la génération. Dans un modèle de lettre ou de document, elles s'écrivent avec un dollar et des accolades. Quelques exemples :

• ${GENRE}, ${PRENOM}, ${NOM} : civilité, prénom et nom du patient
• ${DATE_NAISSANCE}, ${AGE}, ${ADRESSE}, ${TELEPHONE}, ${EMAIL} : coordonnées de la fiche patient
• ${DATE_CONSULTATION}, ${HEURE_CONSULTATION}, ${LIEU_CONSULTATION} : rendez-vous depuis lequel le document est généré
• ${DATE_PRISE_EN_CHARGE}, ${TOTAL_RDV_EFFECTUES}, ${DATE_CONSULTATIONS} : suivi du patient (début de prise en charge, nombre de séances effectuées, liste des dates)

Faire apparaître vos identifiants et votre signature

L'en-tête d'une lettre reprend automatiquement le nom du cabinet, ses coordonnées et vos identifiants professionnels. En France, ces identifiants se renseignent sur la même page que vos modèles :

1. Allez dans Réglages > Modèles
2. Sous vos modèles, dans la section Mentions sur vos courriers, renseignez votre Numéro RPPS, votre Numéro ADELI et votre SIRET / SIREN
3. Cliquez sur Enregistrer

Chaque numéro renseigné apparaît alors dans l'en-tête de vos lettres et documents, précédé de son libellé (RPPS, ADELI, SIRET).

Juste en dessous, la section Signature permet de téléverser une image de votre signature. Dans un modèle, le lien Ajouter ma signature insère votre nom, votre titre et cette image en bas du document, et Retirer la signature les enlève. Pour une lettre, la signature est proposée par défaut.

Générer un document pour un patient

Une fois votre modèle créé, vous pouvez générer le document final :

• Depuis la fiche d'un patient (pour un document non rattaché à un rendez-vous précis) : rubrique Fichiers, bouton Créer un document
• Depuis la page d'un rendez-vous (pour un document lié à une consultation) : bouton Nouveau document

Le menu qui s'ouvre propose Rédiger une lettre, Rédiger un document, puis la liste de vos modèles. Sélectionnez le modèle : le document s'ouvre dans l'éditeur avec les variables déjà remplacées, prêt à être ajusté.

Pourquoi ?

Sans modèles, chaque document à produire commence par un copier-coller-modification d'un document existant, ce qui multiplie les risques d'erreur (mauvais patient, mauvaise date). Les modèles avec variables suppriment cette friction : un clic, et le document est prêt, bien formaté, sans erreur de saisie.