Perfactive permet de générer des factures au format CERFA PCO-TND, le document officiel attendu pour les Plateformes de Coordination et d'Orientation pour les troubles du neuro-développement. Vous créez une seule fois un modèle dédié, puis vous le sélectionnez au moment de facturer. Ce guide illustré couvre la création du modèle, les trois chemins d'émission et le remplissage du formulaire.
Créer un modèle CERFA
- Allez dans Factures
- Ouvrez l'onglet Réglages, puis Modèles de facturation
- Cliquez sur Nouveau modèle
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez le format CERFA PCO-TND
- Donnez un nom à votre modèle (ex : CERFA PCO), puis cliquez sur Créer
- Le modèle s'ouvre avec un aperçu du formulaire officiel : vérifiez que Utiliser le formulaire CERFA est activé, ajustez la numérotation et ajoutez votre signature si vous le souhaitez, puis cliquez sur Créer le modèle
Note
Le modèle CERFA applique automatiquement les règles spécifiques au format : TVA à 0 %, champs structurés conformes aux exigences administratives, mise en page officielle, tarifs officiels appliqués automatiquement.
Émettre un CERFA : trois points de départ
Une fois le modèle créé, trois chemins mènent au même formulaire.
Depuis la liste des factures : cliquez sur Nouvelle facture en haut à droite, puis choisissez votre modèle CERFA dans la liste Modèle du panneau de droite.
Depuis la fiche du patient : ouvrez l'onglet Factures de la fiche, cliquez sur Créer une facture, puis choisissez le modèle CERFA de la même façon.
Depuis un rendez-vous : dans le panneau Facturation rapide du rendez-vous, sélectionnez votre modèle CERFA puis cliquez sur Ouvrir l'éditeur : ce modèle se remplit dans l'éditeur dédié.
Dans les trois cas, le formulaire CERFA officiel s'ouvre : renseignez-le (voir les sections ci-dessous), puis cliquez sur Créer la facture. La facture est générée au format CERFA officiel, prête à transmettre à la PCO.
Astuce
Les informations saisies sont réutilisées d'un CERFA au suivant : votre identifiant (n° AM) est enregistré sur votre profil, et le code organisme ainsi que le nom et le numéro d'immatriculation de l'assuré sont reportés sur la fiche du patient s'ils n'y figuraient pas encore. Au prochain CERFA, ces champs se pré-remplissent dès que vous sélectionnez le patient : il ne reste plus qu'à rattacher les rendez-vous.
Renseigner le patient et le professionnel
Le formulaire reprend la mise en page officielle du CERFA et se remplit du haut vers le bas.
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Les cases Psychologue, Ergothérapeute et Psychomotricien, en haut du formulaire, sont pré-cochées selon la profession enregistrée sur votre profil. Ce choix détermine les codes d'actes proposés plus bas.
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Dans le bloc Personne recevant les soins et assuré(e), commencez par le champ nom et prénom : il recherche dans votre base patients. Dès que vous sélectionnez le patient, sa date de naissance, son numéro d'immatriculation, le code organisme ainsi que le nom, le numéro et l'adresse de l'assuré(e) se reprennent de sa fiche.
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Dans le bloc Professionnel(le) dispensant les soins, votre nom et votre identifiant (n° AM) sont repris de votre profil. Une zone Professionnel(le) remplaçant(e) est prévue juste en dessous lorsque l'acte a été réalisé par un remplaçant.
Astuce
Si le numéro d'immatriculation ne figurait pas encore sur la fiche du patient, un bandeau Enregistrer ce numéro dans la fiche patient ? apparaît sous le champ une fois le numéro saisi : cliquez sur Enregistrer pour éviter de le ressaisir aux CERFA suivants. Un message vous signale également un numéro incomplet ou incorrect.
Indiquer la structure PCO
Le bloc Structure porteuse du dispositif de coordination PCO-TND attend le nom de la structure, son identifiant (n° Finess), puis le nom et prénom du médecin qui a validé le parcours, la date de validation du parcours et l'identifiant médecin.
Vous ne ressaisissez ces coordonnées qu'une fois : dès que vous avez émis un premier CERFA, deux listes déroulantes apparaissent en haut du bloc.
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La première reprend les structures que vous avez déjà utilisées, tous patients confondus, de la plus récente à la plus ancienne. Choisissez-en une et le nom ainsi que le n° Finess se remplissent.
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La seconde reprend les médecins déjà saisis pour cette structure. Si la structure n'en compte qu'un, il est repris automatiquement ; si aucun médecin n'est encore connu, la liste reste inactive.
Chaque liste propose aussi une entrée Nouvelle structure ou Nouveau médecin, qui vide les champs correspondants pour saisir une structure ou un médecin encore inconnu. Dans tous les cas, les champs restent modifiables à la main.
Par ailleurs, quand vous sélectionnez un patient pour lequel vous avez déjà émis un CERFA, la structure et le médecin de son dernier CERFA sont appliqués automatiquement.
Note
La date de validation du parcours ne se reprend pas d'un patient à l'autre : elle est propre à chaque patient suivi. Elle ne se pré-remplit que si vous avez déjà facturé ce patient pour cette structure et ce médecin.
Saisir les actes effectués
Le tableau Actes effectués comporte une ligne par acte, avec les colonnes Agenda, dates des actes, quantité, codes des actes, coefficient et honoraires. Deux boutons se trouvent sous le tableau :
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+ Sélectionner des rendez-vous de l'agenda ouvre la liste des rendez-vous du patient qui ne sont pas encore facturés, sur les douze derniers mois. Les rendez-vous que vous cochez deviennent des lignes d'actes, et la colonne Agenda confirme le rattachement. Ce bouton n'est actif qu'une fois le patient sélectionné.
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+ Ajouter une ligne ajoute un acte à la main, sans rendez-vous associé : la colonne Agenda affiche alors Non associé.
La liste des codes des actes dépend de la profession cochée en haut du formulaire, et la quantité autorisée dépend de l'acte choisi (un bilan ne se facture qu'une fois, une séance jusqu'à trois fois par ligne). Le coefficient ne se choisit que pour les actes qui en proposent plusieurs.
Vous ne saisissez jamais les montants : les honoraires et le MONTANT TOTAL sont calculés à partir des tarifs officiels du dispositif, de la quantité et du coefficient.
Note
Les tarifs dépendent de la Zone tarifaire choisie dans le panneau de droite, Métropole ou DOM (Outre-mer). Ce panneau permet aussi de changer le Modèle et le Délai de règlement, et renvoie vers le guide de facturation PCO-TND de l'Assurance Maladie.
Aller plus loin
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Envoyer vos CERFA à la PCO : filtrer les CERFA en attente, les télécharger en un seul ZIP et garder le suivi d'envoi à jour.
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Modifier un CERFA émis : corriger directement un CERFA, sans facture rectificative.
Vous ne retrouvez plus le CERFA depuis la nouvelle facturation
Dans l'ancienne facturation, un bouton CERFA PCO, en haut de la page des factures, ouvrait la liste de vos CERFA et permettait d'en créer un directement. Ce bouton n'existe plus dans la nouvelle facturation : le CERFA y est devenu un modèle de facturation, à créer une seule fois puis à sélectionner au moment de facturer, comme décrit plus haut.
Vos CERFA déjà émis n'ont pas disparu pour autant : ils figurent dans la liste de vos factures, où le filtre Type > CERFA PCO-TND permet de les isoler. Ceux qui avaient été créés avant la migration s'y affichent également, en lecture seule (voir Retrouver vos factures émises sur l'ancienne version).
Le format CERFA n'apparaît pas
Si le format CERFA PCO-TND n'est pas proposé au moment de créer un modèle, c'est que votre compte n'est pas reconnu comme éligible au dispositif.
Ce format n'est proposé qu'aux comptes situés en France dont la profession enregistrée correspond au dispositif PCO-TND : psychologue, psychomotricien ou ergothérapeute.
Pour vérifier que ce format vous concerne, consultez Identifier les cas d'usage du CERFA PCO.
Pourquoi ?
Remplir manuellement un formulaire CERFA est long et propice aux erreurs. Le modèle CERFA pré-rempli avec les données déjà présentes dans Perfactive (patient, soin, rendez-vous) accélère drastiquement la production de ces documents et garantit leur conformité à chaque émission.