Les plages d'ouverture sont les créneaux pendant lesquels vous accueillez des patients dans votre agenda. Elles définissent à la fois votre planning visuel et les créneaux proposés en réservation en ligne, motif par motif.
Créer une plage d'ouverture depuis l'agenda
- Sur votre agenda, cliquez et faites glisser le curseur sur les cases du jour et de l'heure souhaités pour les sélectionner
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez l'onglet Plage d'ouverture. La fenêtre s'ouvre d'abord sur l'onglet Absence si votre sélection dure une heure ou plus (au-delà d'une heure si la Durée d'un interligne de votre agenda est réglée sur 60 minutes), sur l'onglet Rendez-vous sinon.
- Configurez les options (voir détail ci-dessous)
- Cliquez sur Ajouter l'ouverture
Note
Si votre sélection s'étend sur plusieurs jours, seul l'onglet Absence est proposé. Sélectionnez donc la plage à l'intérieur d'une seule journée, puis choisissez sa répétition dans la section Jours (voir ci-dessous).
Les trois types de récurrence
Dans la section Jours, choisissez comment la plage se répète :
- Seulement le [date] : plage ponctuelle, ne s'applique qu'à cette date.
- Tous les [jour de la semaine]s : plage hebdomadaire qui se répète chaque semaine. La date de début est obligatoire ; la date de fin est facultative, laissez-la vide pour une plage sans terme.
- Les [jour]s une fois toutes les X semaines : plage qui se répète à un rythme plus espacé (ex : un mercredi sur deux). Précisez l'intervalle de semaines et les dates de début et de fin éventuelle.
Astuce
Si vous travaillez deux semaines sur des horaires alternés (ex : semaine A le matin, semaine B l'après-midi), créez deux plages distinctes en toutes les 2 semaines avec des dates de début décalées d'une semaine.
Configurer les options de la plage
- Heure : indiquez l'heure de début et l'heure de fin de la plage.
- Lieu : visible uniquement si votre cabinet compte plusieurs lieux. Le menu propose Tous les lieux en premier, et c'est la valeur retenue si vous n'y touchez pas : la plage vaut alors pour tous vos lieux. Choisissez un lieu précis si vous ne consultez que là sur cette plage. Pour proposer la même heure dans plusieurs lieux, voir Ouvrir le même créneau dans deux lieux ou deux cabinets.
- Motifs de consultation : tous vos motifs sont cochés au départ, décochez ceux que vous n'autorisez pas sur cette plage. Vous pouvez utiliser Tout cocher ou Tout décocher pour aller plus vite. Cela permet par exemple de réserver une plage aux nouveaux patients, ou d'exclure les consultations longues d'une plage de fin de journée.
- Stratégie de division : choisissez l'algorithme qui détermine dans quel sens les créneaux sont proposés sur cette plage. Quatre choix sont proposés : Classique depuis le début de plage, Classique depuis la fin de plage, Anti-trou début de plage et Anti-trou fin de plage. Pour le détail de ces quatre stratégies, voir l'article Choisir la stratégie de division d'une plage d'ouverture.
- Réservation en ligne : choisissez entre Visible en ligne et Invisible en ligne. Une plage invisible en ligne reste utilisable au cabinet, mais ses créneaux ne sont pas proposés aux patients. La plage est visible en ligne par défaut.
- Couleur : choisissez la couleur d'affichage de la plage dans votre agenda. Pratique pour distinguer visuellement plusieurs types de plages (matin / après-midi, nouveaux patients / suivis, présentiel / téléconsultation).
Note
Le choix Réservation en ligne est toujours proposé, que vous utilisiez ou non la réservation en ligne. Vous pouvez le modifier à tout moment sur une plage existante, sans avoir à la recréer.
Pourquoi ?
Des plages d'ouverture bien définies structurent votre semaine et alimentent automatiquement la réservation en ligne. Vous pouvez aussi différencier visuellement vos types de consultations (couleur des motifs) et limiter certains créneaux à des motifs spécifiques, sans avoir à refuser manuellement les rendez-vous qui ne correspondent pas.