Chaque plage d'ouverture est associée à une stratégie de division, c'est-à-dire l'algorithme qui calcule les créneaux disponibles à la prise de rendez-vous (par votre secrétariat lorsqu'il recherche un créneau, ou par un patient en ligne si vous utilisez la réservation en ligne). Selon votre fonctionnement, vous pouvez choisir entre quatre stratégies différentes.
Pourquoi une stratégie de division ?
Une plage d'ouverture de 4 heures n'est pas un seul créneau : elle peut être divisée en plusieurs créneaux selon la durée du motif sélectionné par le patient. Par exemple, une plage de 8h à 12h peut proposer huit créneaux de 30 min, ou trois créneaux de 60 min, ou tout autre découpage selon le motif. La stratégie détermine dans quel sens et avec quelle logique ces créneaux sont calculés.
Les quatre stratégies disponibles
- Classique depuis le début de plage (par défaut) : Perfactive propose les créneaux à partir du début de la plage. Si la plage est plus longue que nécessaire, un trou est laissé en fin de plage. C'est la stratégie la plus utilisée car la plus prévisible.
- Classique depuis la fin de plage : Perfactive propose les créneaux à partir de la fin de la plage. Si la plage est plus longue que nécessaire, un trou est laissé en début de plage.
- Anti-trou début de plage : tant que la plage est vide, Perfactive ne propose que le tout premier créneau. Dès qu'un rendez-vous y figure, seuls les créneaux collés à un rendez-vous existant sont proposés, juste avant ou juste après lui. Le but est de remplir la plage sans laisser de trous. Le patient a moins de choix mais votre agenda reste compact.
- Anti-trou fin de plage : même principe, mais sur une plage vide c'est le dernier créneau qui est proposé, en fin de plage. Utile par exemple si vous voulez remplir d'abord les créneaux proches de la fin. Une fois la plage entamée, les deux stratégies anti-trou se comportent de la même façon.
Définir ou modifier la stratégie d'une plage
La stratégie se choisit dans le formulaire de la plage, à la création comme à la modification. Une nouvelle plage démarre toujours sur Classique depuis le début de plage.
- Pour une nouvelle plage : sur votre agenda, sélectionnez le créneau souhaité, puis l'onglet Plage d'ouverture (voir Créer une plage d'ouverture)
- Pour une plage existante : depuis votre agenda, cliquez sur Plages d'ouverture, puis cliquez sur la plage concernée pour ouvrir la fenêtre Modifier l'ouverture. Dans l'agenda lui-même, les plages s'affichent en arrière-plan de vos rendez-vous et ne s'ouvrent pas au clic (voir Modifier ou supprimer une plage d'ouverture)
- Si la plage est récurrente, la fenêtre demande d'abord à quelles dates appliquer la modification. Le choix est sur Toutes les dates de la récurrence par défaut : pensez à sélectionner Seulement le [date] ou Le [date] et les dates suivantes si vous ne voulez pas changer toute la récurrence
- Dans la section Stratégie de division, sélectionnez l'option souhaitée
- Pour un exemple visuel, cliquez sur Comprendre avec un exemple : Perfactive ouvre une page dédiée avec un schéma comparatif des quatre stratégies
- Cliquez sur Ajouter l'ouverture pour une nouvelle plage, ou sur Modifier l'ouverture pour une plage existante
Une fois la plage enregistrée, les deux stratégies anti-trou sont rappelées sur la plage elle-même, dans la vue Plages d'ouverture : la mention Anti-trou début de plage ou Anti-trou fin de plage s'ajoute au libellé de la plage, après le lieu. Les deux stratégies classiques n'affichent rien, ce qui vous permet de repérer d'un coup d'œil les plages configurées en anti-trou. Dans votre agenda, en revanche, les plages sont affichées sans libellé : c'est donc depuis la vue Plages d'ouverture que vous vérifiez votre réglage.
Attention
Si vous rouvrez une plage et que la stratégie affichée est Classique depuis le début de plage alors que vous aviez choisi une stratégie anti-trou, regardez le titre de la fenêtre. Seule la fenêtre Modifier l'ouverture affiche la stratégie enregistrée sur la plage : un formulaire de nouvelle plage, lui, démarre toujours sur l'option par défaut. Sur une plage récurrente, vérifiez aussi la date que vous avez ouverte, car une stratégie appliquée à une seule date ne vaut que pour cette date.
Astuce
Pour n'appliquer l'anti-trou que sur une période limitée, une semaine de vacances scolaires par exemple, ouvrez chaque plage de la semaine concernée et choisissez Seulement le [date]. Cette date devient une plage Exceptionnelle avec sa propre stratégie, et le reste de la récurrence conserve la stratégie d'origine.
Note
La stratégie ne change rien aux rendez-vous déjà programmés. Elle n'affecte que la façon dont les nouveaux créneaux sont proposés.
Quelle stratégie choisir ?
- Vous démarrez ou vous n'avez pas de préférence : Classique depuis le début de plage.
- Vous travaillez en fin de journée et préférez commencer tard : Classique depuis la fin de plage.
- Vous acceptez de travailler plus tard, mais seulement si les créneaux précédents sont déjà pris : Anti-trou début de plage. Sur une plage de 17h à 20h, Perfactive propose d'abord le créneau de 17h. Celui de 18h n'est proposé qu'une fois le créneau de 17h réservé, puis celui de 19h une fois le créneau de 18h réservé. Votre fin de journée s'allonge au fil des réservations, sans jamais laisser de trou entre deux rendez-vous.
- Même logique, mais en partant de la fin de la plage : Anti-trou fin de plage. Utile par exemple le samedi matin, pour remplir d'abord les créneaux proches de midi.
Astuce
Essayez une stratégie pendant quelques jours, observez le rendu sur votre agenda, et ajustez. Vous pouvez aussi mélanger les stratégies plage par plage selon le contexte (matin classique, soir anti-trou).
Pourquoi ?
Choisir la bonne stratégie permet de mieux répartir l'effort sur la journée, d'éviter les agendas en gruyère, et d'aligner les créneaux proposés sur votre rythme de travail réel. Quelques minutes de configuration peuvent vous faire gagner plusieurs créneaux utiles par semaine.