Quand un patient vous demande de lui renvoyer les informations de son rendez-vous (e-mail perdu, numéro changé, doute sur l'horaire), vous pouvez renvoyer manuellement la confirmation à tout moment, par e-mail ou par SMS.
Note
Cette action est différente du rappel automatique envoyé par Perfactive avant chaque rendez-vous. Pour savoir ce qui part automatiquement et où le configurer, voir l'article Comprendre les notifications automatiques envoyées par Perfactive.
Renvoyer la confirmation
- Sur votre agenda, ouvrez le rendez-vous concerné : un clic droit ouvre directement sa fenêtre
- Tout en bas de la fenêtre, dans la barre d'actions, cliquez sur le bouton enveloppe
- Choisissez :
- Envoyer la confirmation par e-mail
- Envoyer la confirmation par SMS
Le même menu propose aussi Envoyer le lien de visio par e-mail, pour un rendez-vous en visioconférence : voir Renvoyer un lien de visioconférence par e-mail.
Le message est envoyé immédiatement. Un message vert confirme l'envoi à l'écran, par exemple « Un e-mail de confirmation a été envoyé à … » avec le nom du patient. L'envoi apparaît ensuite dans l'onglet Notifications de la fiche du patient : un e-mail y porte le titre « Informations - RDV le … ».
Envoyer un rappel à la demande
La page détail du rendez-vous permet aussi d'envoyer un rappel sans attendre l'envoi automatique. Dans la fenêtre du rendez-vous, cliquez sur Détails, en haut à droite. Sous la liste des e-mails et SMS déjà envoyés pour ce rendez-vous, quatre liens sont proposés tant que le rendez-vous est à venir : Envoyer une confirmation par email, Envoyer un rappel par email, Envoyer une confirmation par SMS et Envoyer un rappel par SMS. Les liens SMS n'apparaissent que si votre cabinet dispose de crédits SMS.
Conditions à respecter
- Pour l'e-mail : la fiche patient doit contenir au moins une adresse e-mail valide. Si la fiche comporte plusieurs adresses (jusqu'à 3), toutes reçoivent la notification.
- Pour le SMS : la fiche patient doit contenir au moins un numéro de téléphone et votre cabinet doit disposer de crédits SMS. Si la fiche comporte plusieurs numéros (jusqu'à 3), tous reçoivent la notification (chaque envoi consomme un crédit SMS).
Si l'une de ces conditions manque, un message d'erreur s'affiche en haut de l'écran et vous indique précisément quoi corriger.
Note
Si le motif du rendez-vous est un Motif interne, aucune confirmation n'est envoyée, ni par e-mail ni par SMS, et aucun message ne s'affiche. Voir Désactiver les notifications (rappel) pour un motif de RDV.
Astuce
Les 3 champs e-mail et 3 champs SMS de la fiche patient sont utiles quand le patient est suivi par plusieurs proches (parents séparés, accompagnant, secrétaire personnel). Vous renseignez tous les contacts une seule fois, et chaque confirmation ou rappel est envoyé à tout le monde en même temps.
Cas des rendez-vous de groupe
Pour les rendez-vous comptant plusieurs patients, la notification est envoyée à chaque participant dont la fiche contient les coordonnées nécessaires. Les patients sans e-mail ou sans téléphone sont signalés individuellement.
Pourquoi ?
Pouvoir renvoyer la confirmation en deux clics évite d'avoir à dicter au téléphone les informations du rendez-vous (date, heure, adresse, codes d'accès). Le patient reçoit toutes les informations utiles et l'historique des envois reste tracé sur sa fiche.