Perfactive envoie automatiquement plusieurs types de notifications à vos patients et à vous-même tout au long du parcours d'un rendez-vous. Cet article récapitule ce qui est envoyé, quand, et où le configurer.
Notifications envoyées au patient
Confirmation de rendez-vous
Envoyée immédiatement après la prise de rendez-vous (par vous ou par le patient lui-même via la réservation en ligne).
Canal : e-mail (et SMS si activé)
Contient : date, heure, motif, lieu, lien pour annuler/déplacer
Rappel de rendez-vous
Perfactive propose deux rappels indépendants, que vous activez et combinez librement :
Rappel pré-RDV (à 12h) : envoyé X jour(s) avant le rendez-vous. Vous choisissez le délai (entre 1 et 30 jours) et le canal (e-mail, SMS, ou les deux).
Rappel de RDV (à 17h) : envoyé X jour(s) avant le rendez-vous, sur le même principe.
Configuration optimale
Un e-mail 4 jours avant (rappel pré-RDV à 12h) suivi d'un SMS la veille (rappel de RDV à 17h). Deux relances espacées limitent fortement les oublis sans surcharger le patient.
Canal : e-mail (gratuit) et/ou SMS (payant)
Configurable globalement ou par patient : voir Activer le rappel par SMS pour certains patients seulement
À quel niveau se règlent les rappels
Les rappels se règlent par praticien, dans Réglages > Notifications, et s'appliquent ensuite à tous vos motifs de rendez-vous. Pour chaque rappel et chaque canal (e-mail, SMS), trois états sont proposés :
Désactivé
Activé au cas par cas : le rappel ne part que pour les patients chez qui vous l'avez activé depuis leur fiche
Activé pour tous : le rappel part pour tous vos patients, sauf ceux que vous avez désactivés fiche par fiche
Le délai, de 1 à 30 jours, est lui aussi commun : un rappel réglé sur « 2 jour(s) avant » part 48 heures avant le rendez-vous, quel que soit le motif.
Note
Il n'est pas possible d'activer un rappel, ni de choisir un délai différent, pour un motif en particulier. Au niveau du motif, le seul réglage de notification disponible est la case Motif interne, qui coupe toutes les notifications de ce motif : voir Désactiver les notifications (rappel) pour un motif de RDV.
Astuce
Pour faire passer une consigne propre à un motif (« pensez à apporter votre ordonnance et votre carte Vitale »), utilisez le champ de texte du motif : Agenda > Motifs, ouvrez le motif, puis dépliez Infos à transmettre après validation et remplissez le champ situé sous Page de confirmation, emails de confirmation et rappel. Ce texte n'apparaît que pour ce motif, dans l'e-mail de confirmation et dans l'e-mail de rappel. Il n'est en revanche pas repris dans les SMS : le texte ajouté aux SMS se règle globalement dans Réglages > Notifications, section Configuration générale.
Alerte désistement
Envoyée lorsqu'un créneau se libère dans votre agenda, aux patients qui se sont inscrits à cette alerte.
Canal : e-mail
Vous gardez le contrôle : nombre de patients par vague, période d'alerte, créneaux concernés : voir Activer l'alerte désistement
Notifications de modification
Quand vous déplacez ou annulez un rendez-vous depuis l'agenda, Perfactive propose automatiquement d'envoyer un e-mail au patient pour le prévenir.
Notifications envoyées au cabinet
Nouvelle réservation en ligne
Envoyée immédiatement quand un patient prend rendez-vous via votre page de réservation.
Annulation par le patient
Envoyée quand un patient annule ou déplace son rendez-vous depuis son lien personnel.
Astuce
Vous pouvez choisir l'adresse e-mail qui reçoit ces notifications (votre adresse personnelle, l'adresse du cabinet, l'adresse de la secrétaire). Configurable dans Réglages > Notifications.
Où configurer les notifications
L'essentiel se passe dans une seule page :
Rendez-vous dans Réglages
Cliquez sur Notifications
Vous y trouverez :
Configuration générale : numéro de téléphone affiché, possibilité pour le patient de répondre aux e-mails, etc.
E-mails et SMS automatiques : activer/désactiver, choisir le délai (jours avant le RDV) de chacun des deux rappels
Personnalisation des textes ajoutés aux notifications : voir Personnaliser les textes des emails et SMS envoyés
Boutons pour consulter l'historique des e-mails et SMS envoyés
E-mail vs SMS : ce qu'il faut savoir
Tarification
Les e-mails sont gratuits et illimités. Les SMS sont facturés 0,08 € TTC l'unité (et un SMS = 160 caractères maximum, au-delà il en compte 2). Voir Acheter des SMS.
E-mail : taux de lecture 20-30 %, idéal pour les messages avec détails (lien, document joint)
SMS : taux de lecture 95 %, idéal pour les rappels et les informations urgentes
Pourquoi ?
Les notifications automatiques sont l'un des leviers les plus efficaces pour réduire les oublis de rendez-vous et fluidifier la communication avec vos patients. Comprendre ce qui se passe automatiquement vous permet d'adapter finement les réglages à votre activité, sans subir un système opaque.