Vous pouvez envoyer des rappels de rendez-vous par SMS uniquement à certains patients, pour limiter votre consommation tout en gardant le SMS pour les cas où il apporte le plus de valeur.
Activer les rappels SMS
Rendez-vous dans Réglages > Notifications
Ouvrez la rubrique Patient | Rappel de RDV automatique (à 17h), qui est le rappel de la veille
Dans la colonne Par SMS, choisissez entre Désactivé, Activé au cas par cas et Activé pour tous
Note
Ne confondez pas avec la rubrique Patient | Rappel pré-RDV automatique (à 12h) : c'est un second rappel, envoyé plus tôt, qui possède ses propres réglages et ses propres exceptions. Le principe décrit ici s'applique de la même façon aux deux.
Le nombre de patients faisant exception est affiché en face des deux dernières options (« activations » pour le cas par cas, « exceptions désactivées » pour l'activation générale). Ce nombre est un lien : cliquez dessus pour ouvrir la liste des patients concernés.
Deux stratégies possibles
Stratégie A : activer pour tous, puis désactiver pour certains
Activez les rappels SMS pour tous les patients, puis désactivez-les sur certaines fiches individuelles.
Stratégie B : ne pas activer par défaut, activer au cas par cas
Laissez les rappels SMS désactivés globalement, et activez-les uniquement sur les fiches des patients concernés.
Modifier le réglage pour un patient
Le réglage individuel ne se trouve pas dans la fiche telle qu'elle s'affiche, mais dans le formulaire de modification de cette fiche.
Ouvrez la fiche du patient
Cliquez sur Modifier
Dans le formulaire Informations, faites défiler jusqu'à la section Notifications
Cochez Activer le rappel rdv par SMS (stratégie B) ou Désactiver le rappel rdv par SMS (stratégie A)
Cliquez sur Mettre à jour
Note
La case proposée dépend de votre propre réglage de praticien, et non d'un réglage du cabinet : c'est Activer le rappel rdv par SMS si vous avez choisi Activé au cas par cas, et Désactiver le rappel rdv par SMS si vous avez choisi Activé pour tous. Si votre rappel de RDV par SMS est sur Désactivé, la section Notifications de la fiche affiche seulement la mention « Rappel rdv par SMS désactivé. » et aucune case n'est proposée : réglez d'abord votre niveau dans Réglages > Notifications.
La même section Notifications propose, sur le même principe, les cases du rappel pre-RDV et du message post-RDV, par e-mail comme par SMS.
Si le rappel SMS ne part pas pour un patient
Cocher la case ne suffit pas toujours : trois conditions doivent être réunies pour qu'un rappel par SMS soit réellement envoyé.
Un numéro capable de recevoir un SMS sur la fiche. Perfactive examine les champs Téléphone 1, Téléphone 2 et Téléphone 3 du formulaire de modification, et retient le premier numéro valide qui n'est pas une ligne fixe. Une fiche qui ne comporte qu'un numéro fixe, ou un numéro incomplet, ne reçoit aucun SMS.
Des SMS disponibles. Sans SMS restant, le rappel n'est pas envoyé et aucun message d'erreur ne vous prévient. Votre solde s'affiche dans Abonnement & SMS, dans l'encadré SMS (« Il vous reste actuellement ... SMS »). Un bandeau apparaît aussi sur votre tableau de bord lorsqu'il vous reste moins de 10 SMS et que le rappel par SMS est activé.
Une fiche patient qui n'est pas blacklistée : un patient blacklisté ne reçoit ni rappel par e-mail, ni rappel par SMS.
Note
Les deux premières conditions expliquent une autre surprise : dans l'onglet Messages d'une fiche patient, le canal SMS n'est proposé que si la fiche contient un numéro capable de recevoir un SMS et qu'il vous reste des SMS. Si l'un des deux manque, seul le canal Email apparaît.
Astuce : quand le SMS vaut son coût
Réservez le SMS aux patients sans accès e-mail, aux patients très sujets aux oublis, ou aux nouveaux patients (premier rendez-vous où on veut maximiser la présence).
Pourquoi ?
Le SMS a un taux de lecture proche de 100 %, mais il coûte 0,08 € l'unité. Le filtrage par patient vous permet de capter la valeur du SMS (moins d'oublis) sans gaspiller pour les patients très fiables qui lisent leurs e-mails sans problème.