Un paiement enregistré ne se réécrit pas : son montant et sa date sont figés. En revanche vous pouvez l'annuler, avec un motif, et le saisir à nouveau correctement. Voici comment rattraper chaque type d'erreur.
Ce que vous pouvez corriger sans annuler
- Allez dans Facturation, onglet Paiements.
- Cliquez sur la ligne du paiement concerné : la fenêtre Modifier le paiement s'ouvre.
- Corrigez le Mode de paiement, la Référence ou les Notes internes.
- Cliquez sur Enregistrer.
Depuis la facture, la même fenêtre s'ouvre par Plus d'actions, puis Modifier le paiement.
Note
Sur un paiement négatif (le remboursement d'un avoir), le Mode de paiement s'affiche grisé et n'est pas modifiable. Seules la référence et les notes internes le restent.
Annuler un paiement
C'est la marche à suivre dès que la date de réception ou le montant est faux, ou que l'encaissement n'a jamais eu lieu.
- Ouvrez le paiement comme ci-dessus.
- En bas de la fenêtre, cliquez sur Annuler ce paiement...
- Saisissez le Motif de l'annulation : il est obligatoire, et apparaîtra dans l'historique de la facture.
- Cliquez sur Annuler le paiement.
Le paiement ne compte plus dans vos encaissements : il disparaît de l'onglet Paiements et du Total encaissé. Si la facture n'est plus soldée, elle repasse À régler (ou En retard si son échéance est dépassée). Vous pouvez alors saisir le bon paiement, voir l'article Enregistrer un paiement.
Rien n'est effacé pour autant : le paiement annulé reste inscrit dans l'historique de la facture, avec son montant, son motif et le nom de la personne qui l'a annulé.
Important
L'annulation n'est pas proposée sur les paiements rattachés à une facture reprise de l'ancienne version de la facturation. Un membre ne peut annuler que les paiements de ses propres factures, sauf s'il a accès à la facturation de ses collègues.
Vous avez encaissé un montant différent de celui enregistré
S'il s'agit d'une erreur de saisie (65 € au lieu de 50 €, ou l'inverse), annulez le paiement et saisissez-le au bon montant : c'est le plus simple et votre suivi des encaissements reste juste.
Si le patient vous a réellement réglé plus que ce qu'il devait, le paiement, lui, est correct : c'est la facture qui doit être corrigée. Créez un avoir du montant du trop-perçu, qui documente le crédit dû au patient. Voir les articles Créer un avoir (facture négative) et Comprendre la différence entre rectifier une facture et créer un avoir.
Le paiement n'a jamais existé
C'est le cas d'une facture marquée Acquittée par erreur alors qu'elle n'a pas été réglée, d'un paiement saisi deux fois, ou d'un chèque revenu impayé. Annulez le paiement : la facture repasse à régler, et vous pouvez relancer votre patient normalement.
Ce qui reste impossible
Modifier la date de réception ou le montant d'un paiement existant : il faut l'annuler et le saisir à nouveau.
Effacer définitivement un paiement : l'annulation conserve toujours la trace de l'opération et de son motif.
Tant qu'un paiement, même partiel, figure sur une facture, celle-ci ne peut plus être annulée. Et dès qu'elle est Acquittée, elle ne peut plus être rectifiée. Annulez d'abord le paiement : ces deux actions redeviennent possibles. Voir les articles Annuler une facture et Rectifier une facture émise.
Pourquoi un avoir ne change pas vos paiements du mois
Un avoir est une facture négative, pas un encaissement. Le créer corrige votre chiffre d'affaires, mais ne modifie ni l'onglet Paiements ni le Total encaissé de la période.
C'est seulement au moment où vous marquez l'avoir comme remboursé qu'un paiement négatif est enregistré, et vient alors diminuer le Total encaissé. Voir les articles Rembourser un avoir et Suivre les paiements reçus.
Pourquoi ?
Une erreur d'encaissement se répare en deux clics, sans jamais réécrire l'histoire : l'annulation demande un motif, conserve la trace de l'opération et le nom de son auteur. Vous corrigez vos chiffres du mois vous-même, et votre comptable garde une piste lisible de ce qui s'est passé.