Une fois la réception activée, les factures de vos fournisseurs arrivent automatiquement dans Perfactive, rubrique Facturation, onglet Factures reçues. Vous n'avez rien à installer ni à transmettre : vos fournisseurs vous trouvent dans l'annuaire officiel grâce à votre SIREN. Cet article explique comment les consulter et ce que vous pouvez faire sur chacune.
Note
Si vous utilisez encore l'ancienne facturation, un message vous invitera à passer d'abord à la nouvelle facturation (migration en quelques minutes, sans perte de données) avant d'accéder à la réception. Les versions agenda sans module de facturation y accèdent, elles, directement.
Retrouver vos factures reçues
Ouvrez Facturation puis l'onglet Factures reçues. Chaque ligne indique le fournisseur (et son SIREN), le montant TTC, la date d'émission, la référence et la date de réception.
- Une pastille bleue signale une facture non encore lue.
- La barre de recherche retrouve une facture par fournisseur ou par référence.
- Les filtres Période et Statut affinent la liste, et vous pouvez trier par Montant TTC ou par date de réception.
Vos fournisseurs basculent vers la facture électronique à leur rythme jusqu'en 2027 : il est normal de ne rien recevoir pendant plusieurs mois.
Astuce
Le bouton Mon adresse, en haut de la liste, affiche votre adresse de facturation électronique. Vos fournisseurs n'en ont pas besoin (ils vous trouvent via votre SIREN) : elle ne sert que si l'un d'eux vous la demande.
Ouvrir et consulter une facture
Cliquez sur une facture pour l'ouvrir. Un aperçu lisible s'affiche à gauche, et le détail à droite : fournisseur, référence, montants HT et TTC, date d'émission.
Vous pouvez télécharger :
- Télécharger le PDF : le document lisible, pratique pour une lecture rapide ou une impression. Ce lien n'est pas proposé quand la facture vous est parvenue directement en PDF ;
- Télécharger la facture d'origine, suivi de son format électronique entre parenthèses (FACTUR-X, XML...) : le fichier à conserver ou à transmettre à votre comptable.
La section Historique retrace les étapes de la facture (mise à disposition, litige, refus, paiement...), avec leur date.
Comprendre les statuts
Une facture qui vient d'arriver est simplement Reçue et ne porte aucune étiquette : seule la pastille bleue signale que vous ne l'avez pas encore ouverte. L'étiquette apparaît quand la facture demande votre attention :
- En litige : vous avez signalé un désaccord au fournisseur.
- Refusée : vous avez définitivement rejeté la facture.
- Rejetée pour anomalie ou Irrecevable : ce n'est pas vous, mais les contrôles d'une plateforme qui ont écarté la facture.
D'autres statuts jalonnent le cycle de vie de la facture sans jamais s'afficher en étiquette (prise en charge, approbation, paiement transmis, acquitté...) : vous les retrouvez dans l'Historique de la facture, une fois celle-ci ouverte. Le filtre Statut de la liste ne propose, lui, que les quatre étiquettes ci-dessus.
Signaler un désaccord sur une facture
Une facture est erronée ou ne vous concerne pas ? Ouvrez-la, puis cliquez sur Signaler un désaccord. Deux options vous sont proposées. Sur une facture déjà en litige, le bouton s'appelle Refuser la facture : le litige est ouvert, il ne reste que le refus.
Ouvrir un litige (recommandé)
Le fournisseur est informé de votre désaccord et vous réglez le différend avec lui : échange, avoir ou facture rectificative. C'est réversible : si rien n'aboutit, vous pourrez refuser ensuite.
Refuser définitivement
La facture est définitivement rejetée et le fournisseur devra en émettre une nouvelle. Cette action est irréversible, même en cas d'erreur de votre part : réservez-la aux cas sans issue (doublon, mauvais destinataire...). Une confirmation vous est demandée avant validation.
Dans les deux cas, vous choisissez un motif (doublon, montant total erroné, prix ou taux de TVA incorrects, erreur de calcul, prestation inconnue, mauvais destinataire...) et vous pouvez ajouter des précisions, transmises au fournisseur.
Important
Certains fournisseurs utilisent une plateforme qui n'accepte ni les litiges ni les refus. Dans ce cas, l'action n'est pas proposée : adressez-vous directement au fournisseur pour contester la facture.
Pourquoi ?
En recevant vos factures fournisseurs directement dans Perfactive, vous centralisez un maximum de choses sur votre outil de travail plutôt que de les éparpiller sur plusieurs supports. Tout est réuni au même endroit, horodaté et conservé au bon format, prêt pour votre comptabilité.