Les motifs d'absence sont la liste dans laquelle vous puisez quand vous bloquez un créneau : ce sont eux qui alimentent le champ Raison de l'absence de la fenêtre d'absence. Congés, formation, rendez-vous personnel, réunion : vous créez vos propres motifs, chacun avec son nom et sa couleur.
Accéder aux motifs d'absence
Allez dans l'onglet Agenda
Cliquez sur le bouton Motifs situé sous l'agenda
Descendez jusqu'au tableau Motifs d'absence, placé sous celui de vos motifs de RDV
Note
La gestion des motifs est réservée aux membres admins du cabinet. Si vous n'êtes pas admin, la page vous l'indique et les boutons d'action ne s'affichent pas.
Ajouter un motif
Tout en bas du tableau Motifs d'absence, cliquez sur Ajouter un motif d'absence
Renseignez le Nom du motif : « Formation », « Congés », « Rendez-vous personnel »...
Choisissez une Couleur : c'est elle qui habillera la case dans votre agenda
Laissez cochée l'option Empêcher la prise de RDV aux endroits où l'absence est créée pour que le créneau ne soit plus réservable en ligne. Décochez-la si ce motif doit simplement marquer votre agenda sans fermer la réservation
Si votre cabinet compte plusieurs praticiens, l'option Ajouter le motif dans la vue agenda Cabinet fait apparaître ces absences dans la Vue combinée du cabinet. Elle est décochée par défaut : sans elle, les absences posées avec ce motif n'apparaissent pas dans la vue combinée. La Vue colonnes, elle, affiche toutes les absences, quel que soit ce réglage
Cliquez sur Ajouter
Utiliser votre motif sur une absence
Le motif est disponible immédiatement. Quand vous bloquez un créneau, il vous est proposé dans le champ Raison de l'absence, qui reste facultatif : voir Bloquer un créneau ponctuellement (absence courte) et Ajouter une absence sur plusieurs jours.
La première ligne du tableau, Absence, n'est pas un motif que vous avez créé : c'est l'absence par défaut, celle qui s'applique quand aucun motif n'est choisi. Son crayon ouvre la fenêtre Absence par défaut, où vous réglez sa couleur et, en cabinet de groupe, son affichage dans l'agenda Cabinet.
Modifier, réordonner ou supprimer un motif
Le crayon ouvre la fenêtre Modifier le motif d'absence : ajustez le nom, la couleur et les options, puis cliquez sur Mettre à jour.
Les flèches haut et bas changent l'ordre dans lequel vos motifs sont proposés.
La corbeille supprime le motif, après une fenêtre de confirmation.
Attention
Supprimer un motif ne supprime pas les absences déjà posées avec lui : elles restent dans votre agenda, mais se retrouvent sans motif et reprennent la couleur de l'absence par défaut.
Pourquoi ?
Une absence sans étiquette ne dit rien : trois mois plus tard, vous ne savez plus si ce jeudi bloqué était une formation, un congé ou une réunion. Des motifs nommés et colorés vous donnent cette lecture d'un coup d'œil, et vous permettent de distinguer visuellement, sur une même semaine, ce qui relève de votre organisation et ce qui relève de votre temps personnel.