Les motifs de rendez-vous correspondent aux différents types de consultations que vous proposez (ex : consultation adulte, bilan, suivi, etc.).
Ils permettent de définir :
la durée du rendez-vous
le prix
les informations demandées lors de la réservation
la visibilité du motif en ligne
la couleur des rendez-vous de ce motif dans l’agenda
Accéder à la gestion des motifs
Pour gérer vos motifs :
Allez dans l’onglet Agenda
Cliquez sur le bouton Motifs situé sous l’agenda
Vous accéderez alors à la liste de tous vos motifs.
Note
L'ajout, la modification et la suppression des motifs sont réservés aux utilisateurs ayant le rôle Admin. Si vous n'êtes pas Admin, la page Motifs de RDV vous le rappelle en haut et n'affiche ni les liens d'ajout, ni la colonne Actions : demandez la modification à un Admin du cabinet. Voir Modifier le rôle d'un membre.
Ajouter un motif
Cliquez sur Ajouter un motif de RDV, sous la liste
Renseignez les informations souhaitées (nom, durée, prix, couleur, visibilité, etc.)
Cliquez sur Ajouter
Selon votre version d’abonnement (voir Découvrir les versions de Perfactive), la fenêtre d’ajout propose aussi deux réglages liés à la réservation en ligne :
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le bloc Visibilité du motif, avec cinq choix :
Visible partout, sélectionné par défaut
Visible depuis les liens généraux uniquement : page web et lien direct motif
Visible depuis les liens d’accès patients uniquement
Invisible : vous seulement pouvez voir et attribuer un RDV de ce type
Non répertorié (seulement accessible via un lien pour ce motif)
la case Relier ce motif à toutes les plages horaires, cochée par défaut : le nouveau motif est alors relié à toutes les plages d’ouverture existantes de tous les membres du cabinet, pour être proposé à la réservation. Décochez-la pour relier ensuite le motif plage par plage.
Modifier un motif
Allez dans Agenda → Motifs
Sur la ligne du motif concerné, cliquez sur l’icône crayon de la colonne Actions : le formulaire du motif s’ouvre
Ajustez les paramètres
Cliquez sur Mettre à jour
Un rendez-vous déjà pris garde sa durée : un changement de durée ne vaut que pour les futurs rendez-vous. En revanche, le nom, la couleur et le prix sont relus sur le motif à chaque affichage : ils changent aussi sur les rendez-vous déjà pris, et un nouveau prix recalcule les montants des statistiques de l'agenda, semaines passées comprises. Voir Consulter les statistiques de votre agenda.
Choisir la couleur d’un motif
Le champ Couleur se trouve à droite de Durée prévue dans l’agenda [min] et de Prix, aussi bien dans la fenêtre d’ajout que dans le formulaire de modification. C’est cette couleur qui habille les rendez-vous du motif dans votre agenda. Le champ ouvre le sélecteur de couleurs de votre navigateur : vous n’êtes pas limité à une liste de teintes prédéfinies.
Note
Un changement de couleur ne se limite pas aux futurs rendez-vous : la couleur est relue sur le motif à chaque affichage de l’agenda. En la modifiant, vous recolorez donc aussi les rendez-vous déjà pris avec ce motif, passés comme à venir.
Attention
Un groupe de motifs, un motif vers redirection ou un motif vers texte n’a pas de champ Couleur : sa couleur est fixe. Les absences, elles, prennent la couleur de leur motif d’absence, réglée dans le tableau Motifs d’absence plus bas sur la même page. Enfin, dans la Vue combinée de l’agenda, rendez-vous et absences prennent la couleur de leur praticien, et non celle de leur motif.
Pour les autres réglages de couleur de l’agenda (couleur du texte, contraste des événements passés), voir Ajuster l’affichage de l’agenda.
Changer l'ordre des motifs
Les flèches haut et bas, à droite de chaque ligne, font monter ou descendre le motif d'un rang. Cet ordre est celui dans lequel vos motifs sont présentés aux patients sur votre page de réservation en ligne, et dans les listes de motifs de l'agenda. Dans un groupe, les flèches classent les motifs du groupe entre eux.
Dupliquer un motif
L'icône de duplication de la colonne Actions (bulle d'aide Dupliquer) crée aussitôt une copie du motif, nommée comme l'original suivi de copie. La copie reprend ses réglages et elle est cochée sur les mêmes plages d'ouverture que l'original : pratique pour décliner un motif (version longue, version en visio) sans tout reconfigurer. Ouvrez ensuite la copie avec l'icône crayon pour la renommer et l'ajuster.
Supprimer un motif
Allez dans Agenda → Motifs
Sur la ligne du motif concerné, cliquez sur l’icône corbeille de la colonne Actions
Confirmez en cliquant sur Supprimer
Si le motif est déjà utilisé, les rendez-vous qui lui sont reliés ne seront pas supprimés : ils resteront dans votre agenda, simplement sans motif. L’historique de vos rendez-vous n’est donc jamais perdu.
Astuce
Plutôt que de supprimer un motif que vous avez beaucoup utilisé, vous pouvez l’associer à un autre motif : l’icône en forme de chaînon de la colonne Actions permet de choisir le motif de remplacement, puis le bouton Associer bascule les rendez-vous existants sur ce motif avant de supprimer l’ancien.
Et si vous supprimez un motif par erreur, vous pouvez le restaurer : le lien Motifs supprimés, sous la liste, affiche les motifs supprimés avec leur date de suppression et un bouton Restaurer. Le motif restauré retrouve ses rendez-vous, mais pas ses fichiers joints, supprimés définitivement. Ce lien s’affiche selon votre version d’abonnement (voir Découvrir les versions de Perfactive).
Pourquoi bien configurer ses motifs ?
Les motifs sont au cœur du fonctionnement de l’agenda et de la réservation en ligne.
Ils permettent de structurer votre organisation et de proposer les bons créneaux aux patients selon le type de consultation.