Perfactive vous donne accès à des statistiques d'activité directement depuis votre agenda : nombre de rendez-vous, taux de remplissage, absences, annulations, montant des honoraires attendus. Vous pouvez les consulter pour vous-même ou pour l'ensemble du cabinet, semaine par semaine et mois par mois.
Ouvrir les statistiques
Sous votre agenda, cliquez sur la ligne bleue qui résume la semaine affichée (nombre de RDV et durée cumulée)
La fenêtre Vos statistiques (vue personnelle) ou Statistiques du cabinet (vue cabinet) s'ouvre
Utilisez les flèches Précédent et Suivant, en haut de la fenêtre, pour naviguer de semaine en semaine
Lire la ligne de synthèse
Une ligne de synthèse affiche les indicateurs clés pour la semaine sélectionnée :
RDV : nombre total de rendez-vous. Un rendez-vous de groupe compte autant de RDV qu'il a de participants encore inscrits.
En rendez-vous sur (par exemple 8h en rendez-vous sur 20h) : temps réellement consacré aux consultations sur le total de votre temps planifié, c'est-à-dire vos plages d'ouverture de la semaine, dont sont retirées les heures couvertes par une absence
Taux de remplissage : le temps en rendez-vous divisé par ce temps planifié. Il peut dépasser 100 %
Annulations : nombre de rendez-vous annulés sur la semaine, hors patients marqués absents, comptés à part
Absents : nombre de patients ne s'étant pas présentés
Le montant, en fin de ligne, affiché sans libellé et suivi de la devise : somme des prix configurés sur les motifs des rendez-vous de la semaine. Le prix d'un rendez-vous de groupe est multiplié par le nombre de participants.
Important
Ce montant n'est pas ce que vous avez facturé : il est recalculé à chaque ouverture à partir du prix actuel du motif. Facturer un rendez-vous à un autre montant ne le change pas, et modifier le tarif d'un motif modifie aussi les totaux des semaines passées. Pour les montants réellement facturés et encaissés, voyez Voir les statistiques de facturation et Suivre les paiements reçus.
Note
Les rendez-vous annulés et les patients marqués absents sont exclus du nombre de RDV, du temps en rendez-vous et du montant : marquer un patient absent est enregistré comme une annulation, et le rendez-vous passe dans le compteur Absents. C'est souvent ce qui explique un écart avec un total calculé à la main.
Note
Les participants qui ont annulé leur place ne sont jamais comptés. En revanche, la durée et le taux de remplissage restent ceux du créneau réellement occupé : un rendez-vous de groupe d'une heure compte une heure, quel que soit le nombre de participants.
Estimer les créneaux encore disponibles
Perfactive ne compte pas le nombre de créneaux libres restants dans la semaine. La raison : la durée d'un rendez-vous dépend du motif choisi par le patient (15, 30 ou 60 minutes), un même créneau peut donc accueillir des consultations très différentes.
Pour estimer ce qu'il vous reste, appuyez-vous sur deux indicateurs de la ligne de synthèse :
En rendez-vous sur : la différence entre les deux valeurs correspond au temps encore libre. Par exemple, 8h sur 20h signifie qu'il vous reste 12h d'ouverture non réservées.
Taux de remplissage : un taux de 40 % indique que 60 % de vos plages restent à pourvoir, tant que vos rendez-vous se tiennent dans vos plages d'ouverture sans se chevaucher (voir la section suivante).
Pour avoir une estimation en nombre de patients, divisez le temps libre par la durée moyenne de vos motifs. 12h libres avec des consultations de 30 minutes représentent environ 24 créneaux à proposer.
Comprendre un taux de remplissage supérieur à 100 %
Un taux de 101 % ou 120 % ne veut pas dire que votre semaine est pleine : il signifie seulement que vous avez consulté plus longtemps que ce que vos plages d'ouverture prévoyaient. Des créneaux libres peuvent très bien subsister ailleurs dans la semaine. Trois situations produisent ce résultat :
des rendez-vous placés en dehors de vos plages d'ouverture : ils s'ajoutent au temps en rendez-vous, mais n'ajoutent rien au temps planifié
des rendez-vous maintenus pendant une absence : les heures de l'absence sont retirées du temps planifié, alors que les rendez-vous qui s'y trouvent restent comptés
des rendez-vous qui se chevauchent : leurs durées s'additionnent toutes les deux, alors que le temps planifié ne compte le créneau qu'une fois
Dans ces trois cas, c'est l'indicateur En rendez-vous sur qui est le plus parlant : il vous montre directement les deux durées comparées, par exemple 21h sur 19h.
Voir la répartition par jour
Le tableau hebdomadaire montre pour chaque jour le nombre de rendez-vous et la durée cumulée. Utile pour identifier les jours saturés et ceux qui pourraient accueillir plus de patients.
Patients sans rendez-vous cette semaine
Depuis la fenêtre Vos statistiques, le lien Voir les patients sans rendez-vous cette semaine ouvre une fenêtre qui liste ces patients avec leur âge, leur nombre de rendez-vous, leur dernier et leur prochain rendez-vous, et sa propre navigation Semaine précédente et Semaine suivante. Pratique pour relancer les patients qui auraient dû venir. Voir Identifier les patients sans rendez-vous prochainement.
La liste retient tous vos patients non archivés qui n'ont aucun rendez-vous sur la semaine, et pas seulement ceux en cours de prise en charge : un patient vu une seule fois il y a trois ans y figure encore. Archiver les dossiers terminés est le seul moyen de la ramener aux patients que vous suivez vraiment.
Note
Le lien n'apparaît pas toujours. Il faut être sur l'agenda d'un professionnel (jamais dans les vues cabinet), avoir le droit de voir ses patients, et que ce professionnel compte moins de 200 patients non archivés : au-delà, la liste serait trop longue et le lien disparaît.
Lire le bloc du mois
Plus bas dans la même fenêtre, un second bloc présente le mois, avec sa propre navigation Précédent et Suivant : nombre de rendez-vous, temps en rendez-vous, annulations, absents et montant.
Deux éléments s'y ajoutent :
un encadré À venir en suivi du mois, affiché pour le mois en cours et les mois suivants : le nombre de rendez-vous déjà pris qui n'ont pas encore eu lieu, et le montant correspondant
un graphique du nombre de rendez-vous jour par jour sur le mois
Astuce
La fenêtre n'affiche qu'un mois à la fois : pour un détail mois par mois, avancez avec Suivant dans le bloc du mois et relevez le montant de chaque mois. Les deux blocs suivent la même date : avancer d'un mois déplace aussi la semaine affichée au-dessus.
Le bouton Récapitulatif mensuel, en bas de la fenêtre, ouvre une page qui liste vos rendez-vous du mois regroupés par patient. Elle s'ouvre toujours sur le mois en cours, quel que soit le mois affiché dans la fenêtre : les mois précédents se choisissent en haut de la page.
Pourquoi ?
Suivre quelques indicateurs clés chaque semaine vous aide à repérer rapidement les tendances : trop d'annulations, taux de remplissage en baisse, absences répétées d'un patient. C'est aussi une bonne base de discussion en réunion d'équipe ou pour ajuster vos plages d'ouverture.