Pour les patients en suivi régulier, vous pouvez créer un rendez-vous récurrent : une seule action et toutes les séances suivantes sont programmées d'un coup.
Créer un rendez-vous récurrent dès la prise
Sur votre agenda, sélectionnez le créneau pour le premier rendez-vous
Renseignez le rendez-vous comme d'habitude (motif, patient, lieu)
Activez le bouton Récurrent
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Indiquez :
La fréquence en semaines (toutes les 1, 2, 3 semaines)
Le nombre d'occurrences à programmer (jusqu'à 52)
Un aperçu vous montre les dates qui seront créées
Cliquez sur Ajouter
L'ensemble des rendez-vous est créé en une seule fois et le patient reçoit, s'il l'a demandé, sa confirmation par e-mail.
Note
Pour les rendez-vous récurrents, la confirmation SMS est désactivée (la confirmation passe uniquement par e-mail). Cela évite d'envoyer un SMS par occurrence.
Transformer un rendez-vous existant en récurrence
Si vous avez déjà créé un rendez-vous ponctuel et que vous voulez le rendre récurrent :
Ouvrez le rendez-vous : un clic droit ouvre directement sa fenêtre
Tout en bas de la fenêtre, dans la barre d'actions, cliquez sur le bouton portant l'icône de flèches en boucle (au survol : « Transformer en rendez-vous récurrent ») : la fenêtre Ajouter une récurrence s'ouvre
Renseignez la fréquence en semaines et le nombre d'occurrences : ce nombre compte les dates ajoutées après le rendez-vous existant, jusqu'à 52. Avec 10, la récurrence compte donc 11 rendez-vous, alors qu'à la prise d'un rendez-vous récurrent le même chiffre inclut la première date.
Vérifiez l'aperçu des dates générées
Cliquez sur Ajouter les rendez-vous
Le rendez-vous initial devient le premier de la récurrence, et toutes les autres dates sont ajoutées à la suite.
Vérifier l'aperçu avant de valider
L'aperçu numérote chaque date prévue. Perfactive vérifie, pour chacune, si elle chevauche un autre évènement de l'agenda du praticien concerné : un rendez-vous déjà pris ou une absence. La date en conflit s'affiche alors barrée, suivie du message Un conflit avec un autre évènement existe. Cette date sera ignorée.
Attention
Une date en conflit n'est pas décalée : elle est sautée. Si vous validez sans rien changer, aucun rendez-vous n'est créé à cette date. Lors d'une création dès la prise, rien ne vous le rappelle ensuite ; lors de la transformation d'un rendez-vous existant, un message indique seulement combien de rendez-vous ont été ajoutés. Ajustez la fréquence ou le nombre d'occurrences avant de valider, ou relevez les dates barrées pour les replacer à la main.
Les jours fériés comptent parmi ces conflits, puisque Perfactive y crée automatiquement une absence. Voir l'article Voir les jours fériés dans l'agenda. En revanche, une occurrence qui tombe en dehors de vos plages d'ouverture n'est pas signalée : la vérification ne porte que sur les rendez-vous et les absences déjà présents dans l'agenda. Un créneau occupé dans l'agenda d'un collègue ne crée pas de conflit non plus.
Placer deux patients sur le même créneau
Un rendez-vous ponctuel peut être placé sur un créneau déjà occupé : vous créez un second rendez-vous à la même heure, avec son propre motif et son propre patient, sans que Perfactive vous bloque.
La récurrence, elle, ne le permet pas : chaque occurrence qui tombe sur un créneau déjà pris est signalée en conflit, puis ignorée. Pour recevoir un second patient à heure fixe sur un créneau déjà occupé, créez donc ses rendez-vous un par un.
Astuce
Si les deux patients relèvent du même motif (atelier, séance collective), un rendez-vous de groupe est plus simple : un seul rendez-vous, plusieurs patients, et la récurrence reste possible. Voir l'article Créer des rendez-vous de groupe.
Prolonger une récurrence
Le même bouton aux flèches en boucle sert ensuite à ajouter des dates à la récurrence : ouvrez n'importe lequel de ses rendez-vous, l'infobulle du bouton indique alors « Prolonger le rendez-vous récurrent ». Voir l'article Modifier ou prolonger une récurrence.
Pourquoi ?
Programmer toutes les séances en une fois rassure le patient (il a son planning complet en main) et garantit votre disponibilité sur les semaines à venir. C'est aussi plus rapide que de reprendre rendez-vous à chaque consultation.