Annuler un rendez-vous libère le créneau et vous permet de prévenir le patient en un seul geste, par e-mail, par SMS ou les deux.
Annuler un rendez-vous
- Sur votre agenda, faites un clic droit sur le rendez-vous à annuler : sa fenêtre s'ouvre
- Cliquez sur le bouton Annuler, en bas à droite de cette fenêtre
- Renseignez les informations d'annulation dans la fenêtre Annulation du rendez-vous (détail ci-dessous)
- Cliquez sur Annuler le rendez-vous
Le rendez-vous disparaît de votre agenda, mais il n'est pas perdu : vous pouvez l'afficher de nouveau et même le restaurer (voir plus bas).
Pour retirer un rendez-vous créé par erreur sans prévenir le patient, supprimez-le plutôt : voir Supprimer un rendez-vous.
Préciser l'origine de l'annulation
Dans la fenêtre, indiquez qui cause l'annulation :
- Patient : c'est le patient qui annule (empêchement, oubli, changement de plan).
- Professionnel : c'est vous qui annulez (formation, indisponibilité, motif déplacé).
Cette information alimente vos statistiques (taux d'annulation patient / professionnel) et reste visible sur la fiche du patient.
Prévenir le patient
Activez les options de notification :
- Envoyer une notification par e-mail : un message d'annulation est envoyé au patient. Vous pouvez ajouter un message personnalisé et appliquer un modèle préenregistré.
- Envoyer une notification par SMS : même principe, en SMS.
Astuce
Sous le champ du message, une rangée de boutons préremplit le texte en un clic : d'abord vos propres modèles d'e-mail ou de SMS, puis trois modèles suggérés par Perfactive, Annulation tardive patient, Annulation par le professionnel et Annulations répétées patient. Un clic remplace le contenu du champ sans rien envoyer, et le bouton Vider l'efface.
Remplacer le créneau par une absence
Cochez Remplacer le créneau par une absence si vous voulez bloquer le créneau libéré (par exemple pour signaler que vous êtes indisponible et empêcher une nouvelle réservation en ligne sur ce créneau).
Ajouter un commentaire interne
Le champ Commentaire pour vous est privé : il reste visible dans le dossier du patient et dans le détail du rendez-vous annulé. Utile pour garder une trace du motif réel (ex : « 3e annulation en deux mois »).
Note
Pour un patient qui ne s'est pas présenté à son rendez-vous sans prévenir, utilisez plutôt le bouton Absent, situé juste à côté du bouton Annuler. Il n'apparaît que pour un rendez-vous du jour ou déjà passé. Voir l'article Marquer un patient comme absent.
Annuler un rendez-vous récurrent
La fenêtre d'annulation porte uniquement sur la date que vous avez ouverte : elle ne propose aucune option pour étendre l'annulation aux autres occurrences. Annuler une date d'une récurrence laisse donc toutes les autres en place.
Pour arrêter une récurrence à partir d'une date donnée, passez par la suppression :
Sur votre agenda, faites un clic droit sur le rendez-vous à partir duquel vous voulez arrêter la récurrence : sa fenêtre s'ouvre
Cliquez sur l'icône corbeille, en bas à droite de cette fenêtre
Perfactive rappelle le jour, la fréquence et les dates de début et de fin de la récurrence, puis vous laisse choisir entre Supprimer seulement le [date] et Supprimer le [date] et les dates suivantes
Choisissez la seconde option, puis cliquez sur Supprimer
Les dates antérieures à celle que vous avez ouverte ne sont pas touchées : pour supprimer toute la récurrence, y compris ses dates passées, partez de sa première occurrence.
Attention
La suppression n'est pas une annulation : elle retire le rendez-vous de l'agenda et de l'historique du patient, et n'envoie aucun message. Si le patient doit être prévenu, annulez d'abord la prochaine date en cochant la notification et ajoutez-y un message qui signale l'arrêt de la récurrence, car la notification ne mentionne que la date annulée. Supprimez ensuite les dates suivantes. Les rendez-vous supprimés restent récupérables depuis le bouton Corbeille situé sous l'agenda.
Pour annuler d'un coup tous les rendez-vous d'une journée ou d'une période, tous patients confondus, utilisez plutôt le bouton Annuler situé sous l'agenda : il ne porte que sur votre propre agenda. Voir l'article Copier, annuler ou supprimer plusieurs rendez-vous à la fois.
Retrouver ou restaurer un rendez-vous annulé
Un rendez-vous annulé reste enregistré : il apparaît dans l'historique de la fiche du patient, signalé par une étiquette Annulé, Absent ou Déplacé.
Pour le revoir directement dans votre planning :
- Ouvrez l'agenda du praticien concerné
- Cliquez sur le bouton Annulations situé sous l'agenda : les rendez-vous annulés réapparaissent dans le planning
- Cliquez sur le rendez-vous annulé : une fenêtre récapitule la date de l'annulation, qui l'a annulée, votre note privée et le commentaire laissé par le patient s'il a annulé depuis son espace en ligne
Un nouveau clic sur Annulations les masque à nouveau, et Perfactive retient votre choix sur cet ordinateur.
Dans cette fenêtre, le bouton Restaurer le rendez-vous le replace dans votre agenda, et le bouton Supprimer l'efface.
Note
Les vues qui regroupent tout le cabinet permettent elles aussi d'afficher les annulations, sous un autre libellé : le bouton sous l'agenda s'y appelle Afficher les annulations, puis Masquer les annulations. Contrairement à l'agenda d'un praticien, ce choix n'y est pas conservé : il repart masqué à chaque retour sur la vue.
Attention
La restauration efface les informations d'annulation (origine, commentaires) et n'envoie aucun message au patient. Si vous l'aviez prévenu de l'annulation, pensez à lui confirmer que le rendez-vous est bien remis.
Pourquoi ?
Tracer chaque annulation avec son origine et son motif vous donne une vraie visibilité sur la fiabilité de vos patients et sur l'occupation réelle de votre agenda. Cela vous permet aussi d'identifier les patients récidivistes et d'adapter votre politique d'annulation si besoin.