Annuler un rendez-vous libère le créneau et vous permet de prévenir le patient en un seul geste, par e-mail, par SMS ou les deux.
Annuler un rendez-vous
- Sur votre agenda, faites un clic droit sur le rendez-vous à annuler
- Choisissez Annuler dans le menu
- Renseignez les informations d'annulation (détail ci-dessous)
- Cliquez sur Annuler le rendez-vous
Le rendez-vous disparaît de votre agenda, mais il n'est pas perdu : vous pouvez l'afficher de nouveau et même le restaurer (voir plus bas).
Préciser l'origine de l'annulation
Dans la fenêtre, indiquez qui cause l'annulation :
- Patient : c'est le patient qui annule (empêchement, oubli, changement de plan).
- Professionnel : c'est vous qui annulez (formation, indisponibilité, motif déplacé).
Cette information alimente vos statistiques (taux d'annulation patient / professionnel) et reste visible sur la fiche du patient.
Prévenir le patient
Activez les options de notification :
- Envoyer une notification par e-mail : un message d'annulation est envoyé au patient. Vous pouvez ajouter un message personnalisé et appliquer un modèle préenregistré.
- Envoyer une notification par SMS : même principe, en SMS.
Astuce
Les modèles d'e-mail ou de SMS que vous avez configurés au préalable apparaissent en boutons cliquables pour préremplir le message en un clic.
Remplacer le créneau par une absence
Cochez Remplacer le créneau par une absence si vous voulez bloquer le créneau libéré (par exemple pour signaler que vous êtes indisponible et empêcher une nouvelle réservation en ligne sur ce créneau).
Ajouter un commentaire interne
Le champ Commentaire pour vous est privé : il reste visible dans le dossier du patient et dans le détail du rendez-vous annulé. Utile pour garder une trace du motif réel (ex : « 3e annulation en deux mois »).
Note
Pour un patient qui ne s'est pas présenté à son rendez-vous sans prévenir, utilisez plutôt l'option Marquer un patient comme absent.
Retrouver ou restaurer un rendez-vous annulé
Un rendez-vous annulé reste enregistré : il apparaît dans l'historique de la fiche du patient, signalé par une étiquette Annulé, Absent ou Déplacé.
Pour le revoir directement dans votre planning :
- Ouvrez l'agenda du praticien concerné
- Cliquez sur le bouton Annulations situé sous l'agenda : les rendez-vous annulés réapparaissent dans le planning
- Cliquez sur le rendez-vous annulé : une fenêtre récapitule la date de l'annulation, qui l'a annulée, votre note privée et le commentaire laissé par le patient s'il a annulé depuis son espace en ligne
Un nouveau clic sur Annulations les masque à nouveau, et Perfactive retient votre choix sur cet ordinateur.
Dans cette fenêtre, le bouton Restaurer le rendez-vous le replace dans votre agenda, et le bouton Supprimer l'efface.
Note
Le bouton Annulations est proposé sur l'agenda d'un praticien, et non sur les vues qui regroupent tout le cabinet.
Attention
La restauration efface les informations d'annulation (origine, commentaires) et n'envoie aucun message au patient. Si vous l'aviez prévenu de l'annulation, pensez à lui confirmer que le rendez-vous est bien remis.
Pourquoi ?
Tracer chaque annulation avec son origine et son motif vous donne une vraie visibilité sur la fiabilité de vos patients et sur l'occupation réelle de votre agenda. Cela vous permet aussi d'identifier les patients récidivistes et d'adapter votre politique d'annulation si besoin.