Quand vous devez intervenir sur plusieurs rendez-vous à la fois (journée déplacée, semaine d'absence, copie d'une journée type), trois actions de masse vous évitent de traiter chaque rendez-vous un par un. Toutes se déclenchent depuis les boutons situés sous l'agenda.
Important
Ces trois boutons agissent toujours sur votre propre agenda, même quand vous les utilisez depuis l'agenda d'un collègue : la fenêtre qui s'ouvre le rappelle en tête, avec la mention Agenda de suivie de votre nom. Pour annuler ou supprimer les rendez-vous d'un autre praticien, ouvrez-les un par un depuis son agenda. Un compte secrétariat, qui n'a pas d'agenda à lui, ne trouve donc aucun rendez-vous avec ces boutons.
Copier-coller une journée
Cette action duplique tous les rendez-vous (ou toutes les plages d'ouverture exceptionnelles) d'une journée vers une autre.
Sur votre agenda, cliquez sur le bouton Copier situé sous l'agenda
-
Choisissez le contenu à copier :
Copier-coller les rendez-vous
Copier-coller les plages d'ouverture exceptionnelles
Renseignez Date de la journée à copier et À coller sur
Cliquez sur Valider
Astuce
Utile pour rattraper une journée type quand vous changez d'horaire saisonnier, ou pour reproduire un planning témoin.
Copier un seul rendez-vous ou une absence
Pour reproduire un rendez-vous à une autre date sans ressaisir le patient ni le motif :
Ouvrez le rendez-vous d'un clic droit, puis cliquez sur l'icône de copie en bas de la fenêtre (bulle d'aide Copier ce rendez-vous pour le coller à une autre date)
Dans l'agenda, sélectionnez le créneau de destination
Dans la fenêtre qui s'ouvre, l'encadré Presse-papiers rappelle le rendez-vous copié : cliquez sur Coller le RDV au, suivi de la date et de l'heure choisies
Le nouveau rendez-vous reprend le patient, le motif, le professionnel, le lieu et la durée du rendez-vous copié. Il est créé dès le clic, avec les cases Envoyer une confirmation telles qu'elles sont cochées dans la fenêtre : vérifiez-les avant de coller.
Une absence se copie de la même façon depuis sa fenêtre (bulle d'aide Copier cette absence pour la coller à une autre date) : sélectionnez le créneau, passez sur l'onglet Absence, puis cliquez sur Coller l'absence au. Elle reprend sa durée, son motif d'absence, sa note et sa description.
Note
La copie reste disponible 10 minutes, dans le navigateur où vous l'avez faite. Le bouton Vider le presse-papier l'efface.
Annuler plusieurs rendez-vous
Cette action annule tous les rendez-vous d'une journée ou d'une plage de jours.
Cliquez sur le bouton Annuler situé sous l'agenda
-
Choisissez :
Une seule journée et indiquez la date
Plusieurs jours et indiquez la Date de début et la Date de fin
Cliquez sur Valider
Rien n'est encore annulé à ce stade : une page Annuler plusieurs rdv vous présente la liste des rendez-vous trouvés, tous cochés par défaut. Vous y :
décochez les rendez-vous que vous souhaitez conserver
cochez, si besoin, Email - Envoyer une notification d'annulation par email et SMS - Envoyer une notification d'annulation par SMS, puis choisissez ou rédigez le message envoyé aux patients
cochez éventuellement Ajouter une absence pour bloquer la période libérée dans votre agenda
Les modèles proposés au-dessus du message
Pour l'e-mail comme pour le SMS, des boutons de modèles s'affichent au-dessus du champ de saisie. Un clic remplace le message par le contenu du modèle, et le bouton Vider efface la zone.
Vos modèles personnels viennent en premier, chacun sous son nom : ceux de votre compte et ceux partagés avec le cabinet. Seuls y figurent les modèles rattachés à Partout ou à RDV | Annulation. Voir Préparer vos modèles de messages
Les modèles suggérés par Perfactive suivent : Raison de santé, Urgence personnelle, Fermeture exceptionnelle, Formation et Problème technique
Note
Le message de l'e-mail se rédige dans une zone de texte enrichi (gras, italique, listes, liens) : un modèle mis en forme garde sa mise en forme. Celui du SMS reste un champ de texte simple.
Cliquez enfin sur Annuler les rdv sélectionnés : les annulations sont enregistrées et les messages partent aux patients dont la fiche comporte les coordonnées nécessaires.
Supprimer plusieurs éléments
Cette action supprime tous les rendez-vous, absences ou plages exceptionnelles sur une période donnée. Les éléments supprimés sont placés dans la corbeille de l'agenda.
Cliquez sur le bouton Supprimer situé sous l'agenda
-
Choisissez l'étendue :
Une seule journée et indiquez la date
Plusieurs jours et indiquez la date de début et de fin
-
Choisissez le type d'événements à supprimer :
Rendez-vous
Absences
Plages horaires exceptionnelles
Cliquez sur Supprimer
Attention
La suppression est massive : tous les éléments du type choisi sur la période sont concernés, sans distinction. Vérifiez la période avant de valider.
Restaurer ou supprimer définitivement depuis la corbeille
Les éléments supprimés depuis l'agenda restent récupérables dans la corbeille de l'agenda, le temps de pouvoir les restaurer ou les supprimer définitivement.
Cliquez sur le bouton Corbeille situé sous l'agenda
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Pour chaque élément, vous pouvez :
Cliquer sur Restaurer pour le remettre dans votre agenda
Cliquer sur Détruire pour le supprimer définitivement
Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs éléments via les cases à cocher pour les restaurer ou les supprimer définitivement en une seule action.
Attention
La suppression depuis la corbeille est définitive et irréversible : les éléments ne pourront plus être restaurés.
Pourquoi ?
Les actions de masse sont là pour les cas exceptionnels (déménagement, fermeture imprévue, copie d'une semaine type) où traiter chaque rendez-vous un par un prendrait beaucoup trop de temps. Le passage par la corbeille vous protège des erreurs de manipulation : si vous lancez une suppression à la mauvaise date, vous pouvez tout récupérer en deux clics.