Lors de la prise de rendez-vous en ligne, vous pouvez demander certaines informations supplémentaires au patient avant la validation. Ces réglages se configurent motif par motif : chaque type de consultation peut avoir ses propres questions.
Configurer les informations demandées
- Allez dans l'onglet Agenda
- Cliquez sur Motifs sous l'agenda
- Ouvrez le motif concerné
- Dans la section Infos à demander avant validation, cochez ce que vous voulez demander
- Cliquez sur Mettre à jour
Note
Ces informations ne sont demandées que lorsque le visiteur réserve depuis un lien général (votre page web ou un lien direct vers un motif) et qu'il saisit lui-même son identité. Un patient qui réserve depuis son lien d'accès personnalisé est déjà identifié : rien ne lui est redemandé.
Informations disponibles
Vous pouvez notamment demander :
- Comment le patient vous a connu : demandé à la dernière étape, juste avant la confirmation, et présenté comme facultatif
- Le genre : demandé sur le formulaire d'identité, facultatif
- La date de naissance : demandée sur le formulaire d'identité, obligatoire pour continuer
- L'adresse postale : demandée sur le formulaire d'identité, obligatoire pour continuer (rue, code postal, ville et pays)
Le formulaire d'identité est l'écran sur lequel le visiteur saisit son prénom, son nom, son téléphone et son e-mail. Les cases que vous cochez viennent s'y ajouter.
Ces quatre champs sont toujours demandés et toujours obligatoires. Vous ne les trouverez pas parmi les cases à cocher : il n'y a rien à activer pour exiger le téléphone ou l'e-mail, et rien ne permet de les rendre facultatifs. Un visiteur ne peut pas valider sa réservation sans les avoir saisis.
Sur une nouvelle fiche patient, ces informations sont reprises automatiquement. Si le visiteur correspond à une fiche déjà existante, elles n'écrasent pas ce qui y figure déjà : seule l'adresse est complétée si la fiche n'en avait pas.
Le rendez-vous est pris, mais la fiche patient n'a ni téléphone ni e-mail
C'est le signe que la réservation a été rattachée à une fiche qui existait déjà : Perfactive rapproche le visiteur d'une fiche de votre base à partir du prénom, du nom et de la date de naissance. Le téléphone et l'e-mail saisis dans le formulaire ne sont alors pas recopiés sur cette fiche, même si elle n'en avait aucun.
Attention
L'e-mail de confirmation, les rappels et le lien de visioconférence partent vers les coordonnées de la fiche patient, pas vers celles saisies dans le formulaire. Une fiche sans e-mail ni téléphone ne reçoit donc rien, alors même que le patient les a renseignés pour réserver.
Pour retrouver ce que le patient a saisi :
Ouvrez la liste de vos réservations en ligne (voir Voir la liste des réservations en ligne reçues)
Sur la ligne de la réservation, cliquez sur Formulaire
La fenêtre Formulaire envoyé reprend tout ce que le visiteur a rempli, dont le Téléphone et l'Email, et précise si la fiche patient existait déjà ou vient d'être créée
Reportez ces coordonnées sur la fiche du patient pour qu'il reçoive les rappels suivants
Ajouter une question personnalisée
Le champ Questions particulières (toujours dans la même section) vous permet de poser une question libre. Quelques exemples :
- « Pouvez-vous préciser le motif du rendez-vous ? »
- « Avez-vous déjà consulté chez nous auparavant ? »
- « Quel est votre numéro d'assurance ? »
La réponse du patient est enregistrée avec le rendez-vous et visible côté pro dans son détail. Voir l'article dédié : Poser une question au patient lors de la prise de RDV en ligne.
Astuce
Ne demandez que les informations dont vous avez vraiment besoin pour préparer la consultation. Trop de champs allongent la prise de rendez-vous et augmentent le risque d'abandon.
Pourquoi ?
Bien collecter les informations utiles dès la prise de rendez-vous évite les échanges supplémentaires avant la consultation et permet d'arriver en consultation avec le contexte nécessaire. Comme les informations alimentent la fiche patient, vous gagnez aussi du temps de saisie administrative.