Vous pouvez exporter votre agenda au format CSV (compatible Excel, Numbers, LibreOffice) pour le sauvegarder, l'analyser hors-ligne ou le transmettre à votre comptable. L'export est généré en arrière-plan : vous recevez un e-mail avec le lien de téléchargement dès qu'il est prêt.
Note
Cet article concerne l'export de données pour les tableurs. Pour synchroniser votre agenda Perfactive avec un calendrier externe (Google, Apple), voir les articles Activer la synchronisation avec Google Agenda et Activer la synchronisation avec Apple Calendar. Pour obtenir une version papier de votre planning, voir Imprimer votre planning de la semaine.
Attention
L'export est réservé aux membres ayant le rôle Admin du cabinet. Avec un rôle Membre, Secrétaire ou Télésecrétaire, le bouton Exporter n'apparaît pas sous l'agenda : demandez l'export à un administrateur de votre cabinet.
Lancer un export
- Sur votre agenda, cliquez sur le bouton Exporter en bas à droite
- Renseignez les options (voir détail ci-dessous)
- Cliquez sur Exporter
Un message confirme que votre export est en cours de préparation. Vous recevez ensuite un e-mail avec le lien de téléchargement du fichier.
Important
Le lien de téléchargement reçu par e-mail n'est valable que 24 heures. Passé ce délai, il ne fonctionne plus : relancez simplement un nouvel export depuis votre agenda. Pensez donc à télécharger le fichier dès la réception de l'e-mail.
Choisir la période
Cinq périodes sont proposées :
- Semaine en cours : du lundi au dimanche de la semaine en cours, pratique pour sortir votre planning de la semaine
- Mois en cours
- Année en cours
- Depuis la création du compte
- Personnalisé : vous précisez les dates de début et de fin
Filtrer les données exportées
- Professionnel (administrateurs de cabinet multi-membres) : exportez l'agenda d'un membre précis ou de tous.
- Motif de consultation : limitez l'export à un seul motif (par exemple pour analyser un type de consultation en particulier).
- Inclure les absences : ajoutez les absences au fichier exporté.
Confirmer votre identité
Pour des raisons de sécurité, l'export demande votre mot de passe Perfactive. Une case d'attestation est également à cocher pour confirmer que vous êtes responsable du traitement des données et que vous appliquerez les mesures de sécurité appropriées au fichier exporté.
Ouvrir le fichier CSV
Le fichier reçu est encodé en UTF-8 avec le séparateur point-virgule. Il s'ouvre directement dans Excel, Numbers ou LibreOffice. Si les colonnes ne s'affichent pas correctement, vérifiez que le séparateur est bien réglé sur « point-virgule » dans les options d'importation.
Comprendre le contenu du fichier
Le fichier comporte une ligne par rendez-vous (et par absence si vous les avez incluses), triée par date, et 29 colonnes :
Le rendez-vous : ID, Début, Fin, Durée, Status, Motif, Note, Titre, Description, Réservation, Facture
Le patient : ID Patient, Genre, Prénom, Nom, Date de naissance, Email, Téléphone, Adresse, Code Postal, Ville, Pays, Anamnèse, 1er RDV, Complémentaire, Note complémentaire
Le contexte : Professionnel, Lieu, Date de création
En Belgique, trois colonnes s'ajoutent avant Professionnel : Assurance, NISS et Tiers payant, reprises de la fiche patient.
Quelques colonnes méritent une précision :
Durée : exprimée en minutes
Status : l'état du rendez-vous au moment de l'export, parmi À venir, En cours, Terminé, Absent, Annulé - Professionnel et Annulé - Patient (ou simplement Annulé si l'origine de l'annulation n'a pas été indiquée)
Réservation : En ligne si le rendez-vous a été pris par le patient depuis votre page de réservation, Cabinet s'il a été créé depuis votre agenda
Facture : le numéro de la facture rattachée au rendez-vous, vide si le rendez-vous n'a pas été facturé
1er RDV : OUI s'il s'agit du premier rendez-vous de ce patient au cabinet, NON sinon
Lieu : l'acronyme du lieu si vous lui en avez donné un, sinon son nom et son adresse
Note
Les colonnes du patient restent vides sur les lignes d'absence. Et si plusieurs patients participent à un même rendez-vous, la ligne ne reprend les informations que d'un seul d'entre eux.
Pourquoi ?
Le format CSV vous permet de travailler vos données librement : trier, filtrer, créer des graphiques.