Vous pouvez attacher à la fiche d'un patient n'importe quel fichier utile à son suivi : ordonnance, compte-rendu, examen radiologique, photo, document signé. Tout est centralisé sur sa fiche et accessible en quelques clics.
Ajouter un fichier
- Ouvrez la fiche du patient
- Allez dans la rubrique Fichiers
- Cliquez sur Téléverser un fichier : la fenêtre Ajouter un fichier s'ouvre
- Sélectionnez le document sur votre ordinateur
- Si vous le souhaitez, saisissez un nouveau nom dans Renommer le fichier : laissé vide, le nom d'origine est conservé
- Cochez Accessible par le patient via son lien d'accès pour le partager avec lui
- Cochez si besoin Envoyer un email au patient pour l'en informer (option proposée uniquement si le patient a une adresse e-mail sur sa fiche)
- Cliquez sur Ajouter
Le fichier apparaît immédiatement sur la fiche. Cliquez sur l'icône à gauche de son nom pour voir la fenêtre d'informations : format, taille, accessibilité, date d'ajout, auteur de l'ajout et dates de téléchargement.
Prévenir le patient qu'un fichier est disponible
Le patient n'est pas notifié automatiquement lorsqu'un fichier devient accessible : vous décidez à quel moment l'informer.
Au moment de l'ajout
Cochez Accessible par le patient via son lien d'accès, puis Envoyer un email au patient pour l'en informer pour envoyer un email avec un message de votre choix. Un message par défaut est pré-rempli, modifiable, et accepte des variables comme $GENRE$, $PRENOM$, $NOM$ ou $NOM_FICHIER$.
Vous pouvez aussi sélectionner un de vos modèles via le bouton Modèles, pour gagner du temps si vous envoyez régulièrement le même type de message.
Pour un fichier déjà sur la fiche
Si le fichier était initialement ajouté en privé et que vous souhaitez le partager après coup :
- Rendez-le accessible au patient via l'icon à gauche du nom du fichier (voir Modifier l'accessibilité d'un fichier sur la fiche patient)
- Ouvrez la rubrique Messages de la fiche patient et envoyez-lui un message pour lui signaler qu'un fichier est disponible dans son espace
Astuce
Le plus rapide reste de tout faire en une seule étape, au moment de l'ajout : cocher l'accès patient et l'envoi d'email d'un coup.
Télécharger ou supprimer un fichier
Sur chaque ligne :
- Ouvrir : cliquer sur le nom du fichier l'ouvre dans un nouvel onglet. Les PDF et les images s'affichent directement, les documents bureautiques sont téléchargés. Pour récupérer à coup sûr le fichier d'origine, ouvrez la fenêtre d'informations et utilisez le bouton Télécharger
- Modifier : cliquer sur l'icône à gauche du nom du fichier ouvre la fenêtre d'informations, où vous pouvez renommer le fichier (Mettre à jour) et basculer son accessibilité avec Rendre accessible côté patient ou Rendre inaccessible côté patient
- Supprimer : cliquer sur la croix pour supprimer le fichier
Astuce
Pour qu'un patient puisse consulter un examen ou un compte-rendu directement depuis son espace, cochez l'option Accessible par le patient via son lien d'accès à l'ajout. Voir aussi l'article Gérer l'accès des patients à leurs fichiers.
Sécurité et conformité pour les données de santé
Perfactive est hébergé sur des serveurs HDS (Hébergement de Données de Santé), agréés pour le stockage et l'échange de données de santé. Transférer un document via la plateforme respecte donc le cadre réglementaire applicable aux professionnels de santé.
Important
L'envoi de documents de santé par e-mail classique n'est pas réglementaire : un e-mail ordinaire transite par des serveurs qui ne sont pas certifiés HDS. Si vous êtes concerné par la gestion de données de santé, nous vous recommandons d'utiliser Perfactive pour tous vos échanges de fichiers avec le patient (ajout sur la fiche, partage via l'espace patient).
Pourquoi ?
Avoir tous les documents d'un patient regroupés sur sa fiche évite les recherches dans des dossiers locaux ou des e-mails. Vous retrouvez l'historique complet en un coup d'œil, et vous pouvez le partager avec le patient sans avoir à redonner le document à chaque demande.