Vous pouvez attacher à la fiche d'un patient n'importe quel fichier utile à son suivi : ordonnance, compte-rendu, examen radiologique, photo, document signé. Tout est centralisé sur sa fiche et accessible en quelques clics.
Ajouter un fichier
- Ouvrez la fiche du patient
- Allez dans la rubrique Fichiers
- Cliquez sur Ajouter un fichier ou glissez-déposez votre document dans la zone prévue
- Renseignez si nécessaire le type de document (compte-rendu, ordonnance, examen…) et un titre
- Choisissez si le fichier est accessible au patient via son lien d'accès
- Cochez si besoin Envoyer un email au patient pour l'en informer (option visible uniquement si le patient a un email et que vous avez activé l'accès)
- Validez
Le fichier apparaît immédiatement sur la fiche. Cliquez sur l'icon du fichier pour voir plus d'informations (la date d'ajout et sa taille).
Prévenir le patient qu'un fichier est disponible
Le patient n'est pas notifié automatiquement lorsqu'un fichier devient accessible : vous décidez à quel moment l'informer.
Au moment de l'ajout
Si vous cochez Accessible au patient, une seconde option apparaît : Envoyer un email au patient pour l'en informer. Cochez-la pour envoyer un email avec un message de votre choix. Un message par défaut est pré-rempli, modifiable, et accepte des variables comme $GENRE$, $PRENOM$, $NOM$ ou $NOM_FICHIER$.
Vous pouvez aussi sélectionner un de vos modèles via le bouton Modèles, pour gagner du temps si vous envoyez régulièrement le même type de message.
Pour un fichier déjà sur la fiche
Si le fichier était initialement ajouté en privé et que vous souhaitez le partager après coup :
- Rendez-le accessible au patient via l'icon à gauche du nom du fichier (voir Modifier l'accessibilité d'un fichier sur la fiche patient)
- Ouvrez la rubrique Messages de la fiche patient et envoyez-lui un message pour lui signaler qu'un fichier est disponible dans son espace
Astuce
Le plus rapide reste de tout faire en une seule étape, au moment de l'ajout : cocher l'accès patient et l'envoi d'email d'un coup.
Télécharger ou supprimer un fichier
Sur chaque ligne :
- Télécharger : cliquer sur le nom du fichier récupère le fichier original sur votre ordinateur
- Modifier : cliquer sur l'icon à gauche du nom du fichier pour changer le titre, le type ou l'accessibilité au patient
- Supprimer : cliquer sur la croix pour supprimer le fichier
Astuce
Pour qu'un patient puisse consulter un examen ou un compte-rendu directement depuis son espace, cochez l'option Accessible au patient à l'ajout. Voir aussi l'article Accès des patients aux fichiers de leur fiche.
Sécurité et conformité pour les données de santé
Perfactive est hébergé sur des serveurs HDS (Hébergement de Données de Santé), agréés pour le stockage et l'échange de données de santé. Transférer un document via la plateforme respecte donc le cadre réglementaire applicable aux professionnels de santé.
Important
L'envoi de documents de santé par e-mail classique n'est pas réglementaire : un e-mail ordinaire transite par des serveurs qui ne sont pas certifiés HDS. Si vous êtes concerné par la gestion de données de santé, nous vous recommandons d'utiliser Perfactive pour tous vos échanges de fichiers avec le patient (ajout sur la fiche, partage via l'espace patient).
Pourquoi ?
Avoir tous les documents d'un patient regroupés sur sa fiche évite les recherches dans des dossiers locaux ou des e-mails. Vous retrouvez l'historique complet en un coup d'œil, et vous pouvez le partager avec le patient sans avoir à redonner le document à chaque demande.