En plus des réglages qui s'appliquent à tout votre cabinet, chaque motif possède ses propres limites de réservation en ligne : un nombre maximum de rendez-vous par jour ou par semaine, une fenêtre d'ouverture des créneaux et un délai minimum avant le rendez-vous. Pratique pour encadrer un motif exigeant (bilan long, nouveau patient, urgence) sans toucher au reste de votre agenda.
Accéder aux limites d'un motif
- Allez dans l'onglet Agenda
- Cliquez sur le bouton Motifs situé sous l'agenda
- Ouvrez le motif à régler
- Dépliez la section Limites de réservation en ligne
- Ajustez les réglages ci-dessous puis cliquez sur Mettre à jour
Limiter le nombre de RDV par jour ou par semaine
Deux champs vous permettent de plafonner le volume de ce motif :
- Limite globale journalière : nombre maximum de rendez-vous de ce motif par jour
- Limite globale hebdomadaire : nombre maximum de rendez-vous de ce motif par semaine
Laissez le champ vide pour ne poser aucune limite (le champ affiche alors « Pas de limite »).
Note
Le décompte tient compte de tous les rendez-vous de ce motif présents dans votre agenda, y compris ceux que vous avez créés vous-même. En revanche, la limite ne bloque que la réservation en ligne : quand le plafond du jour ou de la semaine est atteint, les créneaux de ce motif disparaissent de votre page de réservation, mais vous pouvez toujours placer un rendez-vous supplémentaire depuis votre agenda.
Contrôler l'ouverture des créneaux
Cochez Contrôler l'ouverture des créneaux pour limiter jusqu'à quand à l'avance ce motif est réservable : « Le patient peut réserver jusqu'à X semaine(s) à l'avance. » Vous pouvez saisir de 1 à 52 semaines.
Utile pour un motif que vous ne voulez pas figer trop loin (un suivi, un contrôle) alors que le reste de votre agenda reste ouvert plus longtemps.
Limiter les réservations de dernière minute
Cochez Limiter les réservations de dernière minute pour imposer un délai minimum entre la réservation et le rendez-vous : « Le patient peut réserver jusqu'à X heure(s) avant le rendez-vous. »
Vous pouvez saisir jusqu'à 744 heures, soit 31 jours. De quoi couvrir aussi bien un simple garde-fou de 24 heures qu'un motif qui demande une préparation de plusieurs semaines (dossier à constituer, courrier à récupérer, matériel à commander).
Astuce
Combinez les deux cases pour ouvrir un motif sur une fenêtre précise : par exemple 48 heures minimum avant le rendez-vous et 4 semaines à l'avance au maximum. Les patients ne voient alors que les créneaux compris dans cette fenêtre.
Articulation avec les réglages du cabinet
Les mêmes limites existent au niveau du cabinet, dans la fenêtre Réglages de la réservation en ligne (voir Définir les délais de réservation, annulation et déplacement par le patient). Les deux niveaux s'additionnent : c'est toujours le réglage le plus restrictif qui s'applique.
Concrètement, si votre cabinet autorise la réservation jusqu'à 12 heures avant le rendez-vous et qu'un motif exige 48 heures, ce motif ne sera proposé qu'à 48 heures. À l'inverse, un motif réglé sur 2 heures ne passera pas outre les 12 heures du cabinet.
Attention
Ces limites sont une cause fréquente de « il n'y a aucun créneau pour ce motif alors que mon agenda est ouvert ». Si un seul motif ne propose rien, pensez à vérifier sa section Limites de réservation en ligne avant vos plages d'ouverture.
Pourquoi ?
Tous les motifs ne se gèrent pas de la même façon : un bilan initial demande de la préparation et ne doit pas se multiplier dans la même journée, alors qu'une séance de suivi peut se prendre la veille. Régler ces limites motif par motif vous évite de brider toute votre réservation en ligne pour protéger un seul type de consultation. Vous gardez un agenda ouvert et des journées tenables.