Si vous envoyez souvent les mêmes messages à vos patients, préparez des modèles pour les réutiliser en un clic.
Créer un modèle de message
- Allez dans Réglages
- Ouvrez la rubrique Modèles
- Descendez jusqu'au bloc Messages, sous le bloc Documents
- Sous le tableau, cliquez sur Créer un nouveau modèle d'email ou sur Créer un nouveau modèle de SMS : c'est ce choix qui fixe le canal du modèle
- Renseignez :
- La réponse à la question À quel endroit souhaitez-vous pouvoir utiliser ce modèle ?
- Un nom
- Le contenu du message, avec des variables si nécessaire (prénom du patient, date d'inscription…)
- Cochez éventuellement Utiliser ce modèle par défaut pour qu'il soit pré-rempli automatiquement dans son contexte (sauf lors d'une annulation ou d'une absence, où vous le choisissez dans la liste des modèles)
- Cliquez sur Ajouter
Note
Le bouton Créer un modèle, en haut de la page, ne concerne pas les messages : il sert à créer une lettre ou un document générique.
Choisir où le modèle sera proposé
La question À quel endroit souhaitez-vous pouvoir utiliser ce modèle ? détermine les fenêtres dans lesquelles le modèle apparaîtra ensuite. Pour un modèle d'e-mail, les choix sont Partout, Messages avec un patient, Messages groupé, Envoi du lien d'accès patient, Envoi d'un fichier, RDV | Absent et RDV | Annulation. Les modèles de SMS proposent la même liste, sans Envoi d'un fichier.
Astuce
Si vous ne retrouvez pas un modèle au moment d'écrire, c'est presque toujours cette question : le modèle a été rattaché à un autre endroit. Choisissez Partout en cas de doute.
Choisir qui peut utiliser le modèle
Dès qu'une autre personne est rattachée à votre cabinet (praticien, secrétaire ou télésecrétariat), la création du modèle affiche la question Qui doit pouvoir accéder au modèle ?, avec deux choix :
- Mon compte uniquement : le modèle reste utilisable par vous seul
- Tous les membres du cabinet, suivi du nom de votre cabinet : le modèle apparaît aussi dans la fenêtre de messages des autres personnes du cabinet, votre secrétariat compris
Si vous êtes la seule personne rattachée à votre cabinet, la question ne s'affiche pas : le modèle est automatiquement réservé à votre compte.
Astuce
Si une secrétaire envoie les messages à votre place, partagez vos modèles avec le cabinet : elle retrouvera exactement vos formulations au moment d'écrire au patient.
Utiliser un modèle
Au moment d'envoyer un message (à un patient individuel, dans une annulation de RDV, dans une campagne), vous voyez la liste de vos modèles. Un clic suffit pour pré-remplir le contenu. Seuls les modèles rattachés à ce contexte, ou à Partout, y sont proposés.
Modèles suggérés par Perfactive
Perfactive propose aussi des modèles suggérés, déjà rédigés, dans les fenêtres où le message est le plus délicat à écrire :
- en annulation d'un rendez-vous : Annulation tardive patient, Annulation par le professionnel, Annulations répétées patient
- quand vous notez un patient absent : Première absence, Absences répétées, Arrêt définitif
- en annulation de plusieurs rendez-vous à la fois : Raison de santé, Urgence personnelle, Fermeture exceptionnelle, Formation, Problème technique
Ils apparaissent à côté de vos modèles personnels, dans ces fenêtres uniquement : il n'y en a pas pour un message libre à un patient, ni pour un déplacement de rendez-vous.
Astuce
Pour des messages qui dépendent du motif (consigne propre à un type de consultation), utilisez plutôt le champ Info à transmettre après validation dans le réglage du motif. Voir l'article correspondant.
Pourquoi ?
Préparer une dizaine de modèles couvre la quasi-totalité de vos communications. Vous n'avez plus à reformuler les mêmes messages, vous gardez un ton cohérent, et vous gagnez plusieurs minutes par envoi.