Il arrive que Perfactive refuse une adresse e-mail, alors qu'elle fonctionnait jusque-là : impossible de l'enregistrer sur une fiche patient, ou de l'utiliser comme destinataire d'un envoi. Le message affiché indique que l'adresse a été rejetée par le serveur de messagerie, ou qu'elle a signalé nos messages comme indésirables. Voici ce que cela signifie et comment procéder.
Les deux messages possibles
Perfactive tient une liste des adresses e-mail pour lesquelles un envoi a définitivement échoué. Une adresse y entre dans deux cas :
- L'adresse a été rejetée par le serveur de messagerie : « Impossible d'utiliser cette adresse e-mail car elle a été rejetée par le serveur de messagerie. L'adresse est incorrecte ou n'existe plus. » La boîte du destinataire n'existe pas, ou plus : faute de frappe, adresse professionnelle fermée, nom de domaine abandonné.
- Le destinataire a signalé un envoi comme indésirable : « Cette adresse e-mail ne peut pas être utilisée car elle a signalé nos messages comme indésirables. » La personne a cliqué sur Spam ou Courrier indésirable sur l'un des e-mails reçus.
Tant qu'une adresse figure sur cette liste, elle n'est plus acceptée dans Perfactive.
Où ce refus apparaît
- À l'enregistrement d'une fiche patient, sur les champs Email, Email 2 et Email 3.
- Au moment de saisir les destinataires d'une facture, d'un devis ou d'une relance de paiement.
- Lors de l'invitation d'un membre dans votre cabinet.
- Sur votre propre adresse : un bandeau rouge s'affiche alors en haut de l'écran, « Votre adresse e-mail a été rejetée par le serveur de messagerie », avec un lien pour mettre à jour votre adresse et réactiver vos notifications.
L'adresse est retirée des fiches patients
Quand une adresse entre sur cette liste, Perfactive la retire automatiquement des fiches patients qui l'utilisaient. Sur la fiche concernée, le champ e-mail apparaît vide et un message en rouge s'affiche juste en dessous : « Nous avons supprimé [adresse] de la fiche patient car... », suivi du motif (signalement comme spam, ou rejet par le serveur de messagerie).
Attention
Tant qu'aucune autre adresse n'est renseignée, ce patient ne reçoit plus rien : ni confirmation, ni rappel de rendez-vous, ni facture. Prévenez-le par téléphone ou par SMS.
Que faire
- Vérifiez l'orthographe de l'adresse avec le patient. Une adresse rejetée par le serveur de messagerie est très souvent une adresse mal saisie au départ.
- Demandez-lui une autre adresse et renseignez-la sur sa fiche. Les confirmations, rappels et factures repartent aussitôt vers cette nouvelle adresse.
- Si le patient tient à conserver son adresse et pense que le blocage est une erreur, contactez l'équipe support en indiquant l'adresse concernée. Nous pouvons rechercher dans nos systèmes d'envoi ce que le serveur de messagerie a répondu.
Note
Si l'adresse du patient est bien acceptée mais qu'il ne trouve pas vos e-mails, le cas est différent. Voir l'article Aider un patient qui ne reçoit pas les e-mails Perfactive.
Pourquoi ?
Continuer à écrire à une adresse qui rebondit ou qui a signalé vos messages comme indésirables dégrade la réputation d'envoi de Perfactive, et donc la délivrabilité des e-mails de tous les cabinets. En bloquant ces adresses, Perfactive protège l'arrivée en boîte de réception de vos confirmations et de vos rappels, et vous signale immédiatement le patient qu'il faut recontacter autrement.