Quand un patient dispose d'un avoir en cours, vous pouvez l'utiliser comme moyen de paiement sur une autre facture. C'est l'alternative au remboursement en argent : l'avoir solde tout ou partie de la nouvelle facture.
Conditions préalables
Pour pouvoir régler une facture avec un avoir, il faut :
une facture à régler, encore impayée (totalement ou partiellement)
un avoir existant au nom du même client, avec un montant restant disponible (statut Avoir non utilisé ou Avoir partiellement imputé)
Depuis l'avoir
Ouvrez l'avoir depuis Factures, onglet Factures
Cliquez sur Imputer à une facture
Le formulaire s'ouvre avec l'avoir déjà sélectionné : choisissez la Facture à régler avec l'avoir parmi les factures impayées de ce patient
Saisissez le Montant à imputer, puis cliquez sur Enregistrer
Depuis la facture à régler
Ouvrez la facture à régler depuis Factures, onglet Factures
Ouvrez le menu Marquer comme acquittée et choisissez Avoir comme mode de règlement : le formulaire de paiement s'ouvre avec la facture déjà sélectionnée
Le champ Avoir à utiliser apparaît : sélectionnez l'avoir à appliquer (chaque option indique le montant disponible)
Saisissez le Montant à imputer (jusqu'au montant restant de l'avoir), puis cliquez sur Enregistrer
La facture est marquée Acquittée (ou conserve un solde) à hauteur du montant imputé, et l'avoir voit son montant restant diminuer d'autant.
Note
Si la liste des avoirs est vide, le message « Aucun avoir disponible pour ce patient » s'affiche. Vérifiez le statut des avoirs existants : un avoir déjà entièrement utilisé n'apparaît plus dans la liste.
Utiliser un avoir sur plusieurs factures
Un même avoir peut servir à régler plusieurs factures successives, tant qu'il reste du montant disponible. Exemple : un avoir de 100 € peut payer 60 € sur une première facture, puis 40 € sur une seconde.
Le statut de l'avoir évolue automatiquement :
Avoir non utilisé : aucune imputation
Avoir partiellement imputé : une partie reste disponible
Avoir utilisé : montant entièrement imputé, l'avoir est soldé
La carte Statut de l'avoir, sur la page de l'avoir, récapitule le montant total, le montant utilisé, l'avoir restant et la liste des Utilisations de l'avoir.
Combiner avoir et autre paiement
Si l'avoir ne couvre pas la totalité de la facture, enregistrez d'abord le paiement par avoir, puis ajoutez un second paiement pour le reste (carte bancaire, virement, espèces, etc.).
Astuce
Pour rendre l'argent au patient au lieu de l'utiliser sur une autre facture, consultez l'article Rembourser un avoir.
Pourquoi ?
Régler une facture avec un avoir évite un double mouvement bancaire (rembourser puis encaisser à nouveau) et garde la traçabilité comptable propre. Pour vos patients fidèles, c'est aussi plus simple : leur crédit reste disponible et s'impute en deux clics sur la prochaine consultation.