En cas de déménagement de votre cabinet ou lieu d'activité, quelques manipulations sont nécessaires afin d'éviter toute confusion et d'assurer la continuité pour les rendez-vous déjà planifiés.
1. Mettre à jour votre fiche Google
Côté Google, vous pouvez simplement modifier l'adresse directement depuis les réglages de votre fiche. Cela permet de :
conserver la même fiche Google
garder vos avis, photos et votre référencement
Cette étape est fortement recommandée afin de ne pas repartir de zéro côté visibilité.
2. Mettre à jour l'adresse dans Perfactive
Côté Perfactive, deux solutions sont possibles selon votre situation.
Option 1 : Renommer l'adresse existante
Depuis la page Cabinet, cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté du lieu concerné : la fenêtre Modifier l'adresse du lieu vous permet de changer le nom du lieu, l'adresse, le code postal, la ville et le pays.
Avantages :
Solution rapide
Aucun nouveau lieu à créer
Attention
Les patients ayant reçu un e-mail de confirmation ou de rappel avant le renommage verront l'ancienne adresse, tandis que ceux recevant des e-mails après le renommage verront la nouvelle. Cela peut créer une confusion temporaire.
Note
Les rendez-vous déjà planifiés, passés comme à venir, restent rattachés à ce lieu : renommer l'adresse est donc la seule manière de leur faire porter la nouvelle adresse en une seule fois.
Cette option est plutôt adaptée si :
le changement est mineur
aucun rendez-vous n'est prévu sur une longue période autour du déménagement
Option 2 : Créer un nouveau lieu (recommandé)
Il est également possible de créer un nouveau lieu depuis la page Cabinet.
Étapes recommandées
Depuis la page Cabinet, créez le nouveau lieu avec le lien Ajouter un lieu
Basculez vos plages d'ouverture sur le nouveau lieu à partir de la date du déménagement : depuis la vue Plages d'ouverture, cliquez sur la première date de chaque plage récurrente qui suit le déménagement, choisissez Le [date] et les dates suivantes, sélectionnez le nouveau lieu dans le champ Lieu, puis cliquez sur Modifier l'ouverture. Les dates antérieures restent sur l'ancien lieu, et une plage réglée sur Tous les lieux n'a pas à être modifiée. Voir Modifier ou supprimer une plage d'ouverture
Reportez les rendez-vous prévus après la date de déménagement sur le nouveau lieu : ouvrez le rendez-vous d'un clic droit dans votre agenda, choisissez le nouveau lieu dans le champ Lieu, puis cliquez sur Modifier
Une fois la date de déménagement passée, ouvrez l'ancien lieu (icône crayon) et décochez Lieu sélectionnable lors de la réservation en ligne pour qu'il ne soit plus proposé à vos patients, ou supprimez-le avec l'icône en forme de corbeille
Note
Le champ Lieu n'apparaît dans la fenêtre d'un rendez-vous que si votre cabinet compte au moins deux lieux. Pour un rendez-vous récurrent, le bouton Modifier ouvre un menu : Modifier cette occurrence et les suivantes bascule d'un coup toute la suite de la récurrence. Il n'existe en revanche pas d'action groupée pour changer le lieu de plusieurs rendez-vous indépendants : ils se reprennent un par un.
Attention
La suppression d'un lieu n'est proposée que si votre cabinet compte au moins deux lieux. Elle ne supprime pas les rendez-vous déjà planifiés, qui restent rattachés à cette adresse, mais les plages horaires qui étaient reliées au lieu supprimé ne sont plus rattachées à aucun lieu : pensez à les recréer ou à les reconfigurer sur le nouveau lieu.
Avantages :
Pas de confusion sur les adresses
Gestion plus claire dans le temps
Recommandé en cas de changement d'adresse important
Astuce
Anticipez le changement si des rendez-vous sont déjà planifiés après la date de déménagement, et faites une vérification manuelle des rendez-vous futurs. En cas de doute, notre équipe peut vous accompagner dans la transition.
3. Informer vos patients
Changer le lieu d'un rendez-vous, comme renommer une adresse, n'envoie rien à vos patients : seul un changement de date ou d'heure propose de les avertir par e-mail ou par SMS. C'est donc à vous de les prévenir.
Annoncer le déménagement en une fois
Depuis la page Patients, cliquez sur Messagerie
Cliquez sur Nouveau message groupé, puis sur Par Email
Dans Destinataires, ciblez les patients concernés : Les patients ayant un rdv certains jours pour les journées qui suivent le déménagement, ou Toutes les fiches ayant un email en renseignant le filtre Dans cette période sur les semaines à venir
Rédigez votre objet et votre message en indiquant la nouvelle adresse complète, puis envoyez
Voir l'article Envoyer un email à tous vos patients.
Note
Le choix Les patients ayant un rdv certains jours ne propose que les journées du mois précédent et du mois suivant. Pour prévenir des patients attendus plus loin dans l'année, utilisez le filtre Dans cette période.
Faire figurer la nouvelle adresse dans les e-mails de rappel
Depuis la page Cabinet, ouvrez le nouveau lieu avec l'icône en forme de crayon et complétez :
Informations pratiques publiques (page web et emails) : parking, étage, code d'accès, transports en commun. Ce texte est repris sous la mention À propos du lieu dans les e-mails de confirmation et de rappel.
Coordonnées (latitude et longitude) : renseignées, une carte s'affiche sur votre page de réservation et sur votre page web ; laissées vides, aucune carte n'apparaît.
Téléphone et Email du lieu, si vos coordonnées de contact changent aussi avec l'adresse : ils remplacent alors ceux du cabinet dans les e-mails liés à ce lieu. Ces deux champs n'apparaissent que si votre cabinet compte au moins deux lieux.
Note
Les informations pratiques n'apparaissent dans un e-mail que pour les rendez-vous dont le motif affiche l'adresse du lieu (case Adresse du lieu dans le motif). Le téléphone et l'e-mail du lieu, eux, remplacent ceux du cabinet dans tous les e-mails liés à ce lieu.
Pourquoi ?
Un déménagement mal géré, ce sont des patients qui se présentent à la mauvaise adresse et qui doivent être recontactés en urgence. Perfactive vous donne deux options claires selon la taille du changement, et la fiche Google reste continue : votre historique de visibilité est préservé.