Si vous consultez dans plusieurs adresses (cabinet secondaire, salle louée ponctuellement, visites à domicile, téléconsultation), vous pouvez ajouter chacune comme un lieu distinct dans Perfactive. Cela vous permet ensuite de préciser le lieu de chaque rendez-vous.
Accéder à la liste des lieux
- Allez dans Cabinet (menu de gauche)
- Vos lieux sont listés dans la rubrique Informations
Vous voyez la liste des lieux déjà enregistrés. Un lieu fermé à la réservation en ligne est précédé d'un point rouge, dont l'infobulle indique « Réservation en ligne désactivée pour ce lieu ».
Note
Ajouter, modifier et supprimer un lieu est réservé aux membres administrateurs du cabinet. Si vous n'êtes pas administrateur, vous voyez la liste des lieux mais ni le lien Ajouter un lieu, ni les icônes de modification et de suppression. Voir l'article Modifier le rôle d'un membre.
Ajouter un nouveau lieu
- Cliquez sur Ajouter un lieu en bas de la liste
- Si vous proposez la réservation en ligne, cochez ou décochez Lieu sélectionnable lors de la réservation en ligne, en haut de la fenêtre. Cette case est cochée au départ : un nouveau lieu est donc réservable en ligne si vous n'y touchez pas.
- Renseignez les informations du lieu :
- Nom du lieu (facultatif) : utile pour distinguer plusieurs adresses (ex : « Cabinet centre-ville »)
- Adresse, code postal, ville, pays
- Informations pratiques publiques : parking, ascenseur, codes d'accès, transports en commun. Ce texte s'affiche sur votre page de réservation et, sous la mention À propos du lieu, dans les e-mails de confirmation et de rappel des rendez-vous dont le motif affiche l'adresse (case Adresse du lieu du motif).
- Téléphone et Email spécifiques au lieu (facultatif) : à remplir uniquement si ces coordonnées diffèrent de celles du cabinet principal. Ces deux champs n'apparaissent, sous la mention « Informations de contact si celles-ci sont dépendantes du lieu », que si votre cabinet compte déjà au moins deux lieux : ils sont donc absents de la fenêtre quand vous créez votre deuxième lieu, et vous les retrouvez ensuite en modifiant ce lieu.
- Informations pratiques confidentielles : deux champs distincts, Pour SMS et Pour email, dont le texte est ajouté aux messages envoyés au patient sans être visible publiquement
- Cliquez sur Ajouter pour enregistrer le lieu
Note
Pour la téléconsultation, ne passez pas par Ajouter un lieu : cliquez sur le lien Activer le mode téléconsultation, juste en dessous, qui crée un lieu en ligne repéré par une icône de caméra. Vous pouvez aussi convertir un lieu existant en cochant Passer ce lieu en mode téléconsultation dans sa fenêtre de modification. Un cabinet ne compte qu'un lieu de téléconsultation : ces deux options disparaissent une fois qu'il existe. Voir Configurer un motif ou un lieu pour la téléconsultation.
Astuce
Une fois plusieurs lieux créés, vous pourrez choisir le lieu de chaque rendez-vous au moment de la prise d'un rendez-vous. Vous pourrez aussi limiter un motif ou un membre à certains lieux, avec les champs Utilisateurs reliés et Motifs reliés : voir Limiter un motif ou un membre à certains lieux. Pour savoir comment vos lieux cohabitent dans l'agenda, voir Consulter dans deux lieux avec un seul agenda.
Modifier ou supprimer un lieu
Sur la liste des lieux, utilisez l'icône crayon pour modifier les informations d'un lieu, ou l'icône corbeille pour le supprimer (uniquement si plusieurs lieux existent).
Note
Supprimer un lieu ne supprime aucun rendez-vous : ceux qui y étaient rattachés restent liés à cette adresse. Les plages d'ouverture de ce lieu, elles, ne sont pas transférées à un autre lieu : elles perdent simplement leur lieu, et comptent dès lors pour tous vos lieux. S'il ne vous reste qu'un seul lieu, elles y basculent donc naturellement. S'il vous en reste plusieurs, pensez à les rouvrir pour leur réattribuer le lieu voulu, sans quoi elles ouvriront des créneaux dans chacun d'eux.
Rendre un lieu réservable ou non en ligne
Vous pouvez ouvrir ou fermer la réservation en ligne lieu par lieu, sans toucher au reste de votre cabinet. C'est utile, par exemple, si vous arrêtez de consulter dans un cabinet secondaire tout en gardant l'autre ouvert à la réservation.
- Allez dans Cabinet, puis repérez le lieu dans la rubrique Informations
- Cliquez sur l'icône crayon du lieu concerné
- En haut de la fenêtre, cochez ou décochez Lieu sélectionnable lors de la réservation en ligne
- Cliquez sur Modifier
Note
Si votre cabinet ne compte qu'un seul lieu et qu'il est déjà sélectionnable en ligne, cette case n'apparaît pas : ce lieu reste réservable.
Important
Pour qu'un lieu ne soit plus réservable en ligne, il suffit de décocher cette option. Inutile de supprimer vos plages d'ouverture : elles restent utiles pour vos rendez-vous au cabinet, et vous pourrez rouvrir la réservation en ligne d'un simple clic plus tard.
Pourquoi ?
Un lieu bien renseigné réduit les questions de vos patients (« où exactement ? », « est-ce qu'il y a un parking ? ») et limite les retards ou les absences liés à la confusion d'adresse. Les informations pratiques publiques apparaissent automatiquement dans les confirmations envoyées au patient.