Si vous partagez votre semaine entre deux adresses (cabinet secondaire, salle louée une demi-journée, visites à domicile, téléconsultation), Perfactive ne crée pas un deuxième agenda : vos deux lieux cohabitent dans le même agenda, et c'est chaque rendez-vous, chaque absence et chaque plage d'ouverture qui porte son lieu.
Un seul agenda, un lieu sur chaque rendez-vous
Commencez par enregistrer chaque adresse comme un lieu de votre cabinet, depuis Cabinet > rubrique Informations > Ajouter un lieu (voir Ajouter un nouveau lieu à votre cabinet).
Dès que votre cabinet compte plusieurs lieux, un champ Lieu apparaît :
- dans la fenêtre de création et de modification d'un rendez-vous ;
- dans celle d'une absence, qui propose en plus Tous les lieux ;
- sur vos plages d'ouverture, qui proposent aussi Tous les lieux.
Note
Il n'existe pas d'agenda séparé par lieu, ni de colonne par lieu : la vue colonnes répartit les colonnes par membre du cabinet, et elle n'est proposée qu'à partir de deux membres. Voir Choisir et changer la vue de votre agenda.
N'afficher qu'un lieu à la fois
Pour voir votre journée dans un seul lieu, utilisez le filtre affiché au-dessus de l'agenda, à côté du nom de la vue :
- Allez dans l'onglet Agenda
- Cliquez sur Tous les lieux
- Choisissez le lieu à afficher
L'agenda n'affiche alors plus que les rendez-vous, les absences et les plages d'ouverture de ce lieu. Pour tout revoir, rouvrez le menu et choisissez Tous les lieux.
Astuce
Ce menu n'apparaît que si votre cabinet compte plusieurs lieux. Au-delà de cinq lieux, un champ Rechercher un lieu s'ajoute en haut de la liste.
Attention
Le filtre n'est pas mémorisé : l'agenda s'ouvre toujours sur Tous les lieux. Et un rendez-vous dont le champ Lieu est resté vide n'apparaît pas quand vous filtrez sur un lieu précis, alors qu'une plage ou une absence sans lieu reste affichée. Si un rendez-vous semble manquant, revenez sur Tous les lieux.
Voir le lieu de chaque rendez-vous d'un coup d'œil
Sans rien filtrer, vous pouvez afficher l'acronyme du lieu en tête de chaque rendez-vous et de chaque absence de l'agenda, devant le nom du patient : par exemple CV | Martin Dupont pour un rendez-vous au cabinet du centre-ville. Vous savez ainsi où se tient chaque rendez-vous sans l'ouvrir.
Allez dans Réglages > Cabinet
Dans la section Agenda, cochez Ajouter l'acronyme du lieu sur les évènements de l'agenda, puis cliquez sur Mettre à jour
Allez dans Cabinet (menu de gauche) et, dans la rubrique Informations, cliquez sur l'icône crayon d'un lieu
Renseignez son Acronyme, par exemple CV pour « Cabinet centre-ville », puis cliquez sur Modifier
Faites de même pour chacun de vos lieux. L'acronyme s'affiche alors pour tous les membres du cabinet ; un rendez-vous sans lieu, ou dont le lieu n'a pas d'acronyme, s'affiche comme avant.
Note
Ce réglage est réservé aux membres administrateurs du cabinet. La case n'apparaît que si votre cabinet compte plusieurs lieux, et le champ Acronyme n'apparaît sur un lieu qu'une fois la case cochée. Un acronyme fait au plus 20 caractères.
Pré-remplir votre lieu habituel
Pour éviter de choisir le lieu à chaque rendez-vous, indiquez celui dans lequel vous travaillez le plus souvent :
- Cliquez sur Réglages : vous arrivez sur la page Profil
- Descendez jusqu'à la section Préférences d'utilisation de l'agenda
- Dans le champ Lieu par défaut, sélectionnez votre lieu habituel
- Cliquez sur Mettre à jour
Ce lieu est alors pré-rempli dans vos nouveaux rendez-vous ; vous pouvez toujours le changer rendez-vous par rendez-vous. Le champ n'apparaît que si votre cabinet compte plusieurs lieux, et reste sur Non spécifié tant que vous ne l'avez pas renseigné.
Ouvrir des créneaux différents selon le lieu
Si vous proposez la réservation en ligne, créez une plage d'ouverture par lieu : par exemple le lundi sur votre première adresse, le jeudi sur la seconde. Chaque plage ne génère des créneaux que pour le lieu qui lui est rattaché (voir Créer une plage d'ouverture).
- Un lieu peut rester ouvert au cabinet mais fermé à la réservation en ligne : il suffit de décocher Lieu sélectionnable lors de la réservation en ligne sur ce lieu.
- La téléconsultation se gère comme un lieu à part : voir Configurer un motif ou un lieu pour la téléconsultation.
- Dans un cabinet de groupe, vous pouvez réserver un motif ou un membre à certains lieux : voir Limiter un motif ou un membre à certains lieux.
Deux lieux ou deux cabinets ?
- Deux lieux : deux adresses où vous exercez vous-même, avec un seul agenda et une seule base de patients. C'est le cas décrit dans cet article.
- Deux cabinets : deux structures distinctes, chacune avec ses membres, ses patients et son agenda. Vous basculez de l'une à l'autre et ne voyez que les données du cabinet courant. Un rendez-vous pris dans l'un ne bloque pas vos créneaux dans l'autre : voir Ouvrir le même créneau dans deux lieux ou deux cabinets et Exercer dans plusieurs cabinets et basculer de l'un à l'autre.
Pourquoi ?
Garder un seul agenda pour vos deux adresses vous évite de jongler entre deux plannings et de vous retrouver attendu à deux endroits à la même heure. Vous gardez une vue d'ensemble de votre semaine, et le filtre par lieu vous donne, quand vous en avez besoin, la journée telle qu'elle se déroulera sur place.