Il existe deux manières d’ajouter une absence sur plusieurs jours dans votre agenda.
Depuis la vue semaine
Allez dans la vue semaine de l’agenda
Cliquez sur le début de l’absence
Maintenez le clic appuyé
Glissez jusqu’au jour et à l’heure de fin souhaités
Relâchez
Dans la fenêtre d’absence qui s’ouvre, vérifiez la période proposée, puis cliquez sur Ajouter l’absence
L’absence couvre alors toute la période sélectionnée.
Depuis la vue mois
Vous pouvez également procéder plus rapidement depuis la vue mois :
Passez en vue mois
Cliquez sur le premier jour d’absence
Maintenez le clic appuyé
Glissez jusqu’au dernier jour d’absence
Relâchez
Dans la fenêtre d’absence qui s’ouvre, vérifiez la période proposée, puis cliquez sur Ajouter l’absence
L’absence est alors appliquée sur tous les jours sélectionnés.
Vérifier et valider l’absence
Dans les deux cas, le fait de relâcher le clic ne crée pas encore l’absence : une fenêtre s’ouvre avec la période que vous venez de sélectionner, sous la forme Du ... à ... jusqu’au ... à .... Ces quatre champs restent modifiables si vous vous êtes trompé de quelques jours ou de quelques minutes.
Depuis la vue mois, la fin proposée tombe le lendemain du dernier jour sélectionné, à 00:00 : pour une absence du 21 au 24, la fenêtre indique jusqu’au 25 à 00:00. C’est normal, l’absence s’arrête à minuit et couvre bien le 24 en entier : ne corrigez pas cette date.
Vous pouvez également compléter, si besoin :
le Professionnel concerné et le Lieu, proposés si votre cabinet compte plusieurs membres ou plusieurs lieux
la Raison de l’absence
une Note sur l’agenda et une Description
L’absence n’existe qu’après avoir cliqué sur Ajouter l’absence.
Note
Dès que votre sélection s’étend sur plusieurs jours, seul l’onglet Absence reste proposé en haut de la fenêtre : les onglets Rendez-vous et Plage d’ouverture disparaissent. C’est normal, et cela évite de créer par erreur un rendez-vous de plusieurs jours.
Pourquoi utiliser ces méthodes ?
Cela permet d’ajouter rapidement des périodes d’indisponibilité, par exemple :
des vacances
des formations
des jours exceptionnels de fermeture
Le logiciel bloque la prise de rendez-vous en ligne sur ces périodes lorsque l’absence est créée sans motif d’absence, ou avec un motif dont l’option Empêcher la prise de RDV aux endroits où l’absence est créée est cochée. Cette option se règle sur chaque motif d’absence, depuis le bouton Motifs situé sous l’agenda (tableau Motifs d’absence), et elle est cochée par défaut à la création d’un motif. Depuis l’agenda, vous pouvez en revanche toujours placer vous-même un rendez-vous sur ces jours.