Créer des rendez-vous de groupe

Il est possible de créer des rendez-vous avec plusieurs patients dans Perfactive.

Ajouter plusieurs patients sur un rendez-vous

Pour créer un rendez-vous de groupe :

1. Créez un rendez-vous dans votre agenda

2. Ajoutez plusieurs patients dans ce rendez-vous

Vous pouvez le faire :

• au moment de la création du rendez-vous

• ou plus tard en cliquant sur le rendez-vous pour le modifier

Vous pouvez ainsi ajouter autant de patients que nécessaire.

Programmer un rendez-vous de groupe récurrent

Un groupe qui revient à date fixe se programme comme un rendez-vous récurrent classique, à condition d'y placer tous les participants dès la création :

1. Sélectionnez le créneau dans votre agenda (si la fenêtre s'ouvre sur l'onglet Absence, choisissez l'onglet Rendez-vous)

2. Dans le champ Patient, ajoutez tous les patients du groupe

3. Activez le bouton Récurrent, puis indiquez la fréquence en semaines et le nombre d'occurrences

4. Cliquez sur Ajouter

Chaque occurrence créée reprend la liste complète des patients.

Ajouter un patient à un groupe déjà récurrent

Si la récurrence est déjà programmée et qu'un nouveau participant rejoint le groupe :

1. Ouvrez dans votre agenda l'occurrence à partir de laquelle le patient participe

2. Dans la section Patients, cliquez sur Modifier / Ajouter, puis sélectionnez le ou les patients à ajouter

3. En bas de la fenêtre, le bouton Modifier ouvre un menu intitulé Ce rendez-vous est récurrent. : choisissez Modifier cette occurrence et les suivantes

Le patient est ajouté à cette date et à toutes les suivantes de la récurrence : chacune reprend la liste des patients de l'occurrence ouverte. L'option Modifier seulement cette occurrence, elle, ne l'ajoute qu'à la date ouverte. Les occurrences antérieures ne sont pas modifiées.

Agir sur un participant depuis la page du rendez-vous

Sur un rendez-vous qui réunit plusieurs patients, la page du rendez-vous affiche une carte par participant. Tout ce qui est propre à un patient (facturation, documents, suivi) n'apparaît qu'une fois le participant sélectionné.

1. Ouvrez le rendez-vous : depuis l'agenda, faites un clic droit sur le rendez-vous puis cliquez sur Détails

2. Dans la liste des participants, cliquez sur le bouton Détails de la carte du patient concerné

3. La page se recharge sur ce patient : sa carte est mise en avant, et vous retrouvez sa facturation, son suivi et le bouton Nouveau document

4. Le bouton Fermer, sur la ligne de son nom, vous ramène à la liste complète des participants

À côté de Détails, de petits boutons blancs reprennent les actions propres à ce participant : le marquer comme absent, annuler sa participation, ou le retirer de la liste. Sur un participant déjà annulé ou absent, un bouton permet de le remettre. Survolez un bouton pour afficher ce qu'il fait.

Un point de couleur à côté du nom indique où en est la facture de ce participant : rouge pour une facture à régler, vert pour une facture acquittée, et une icône d'avion en papier à la place du point lorsque la facture a été envoyée par e-mail. Sans point, aucune facture émise n'est encore rattachée à ce patient. L'indication vaut pour l'ancienne comme pour la nouvelle facturation.

Proposer des rendez-vous de groupe en ligne

Si vous souhaitez que les patients puissent s’inscrire eux-mêmes à un rendez-vous de groupe, il faut activer l'option Groupe sur un motif de rendez-vous.

Pour cela :

1. Allez dans Agenda

2. Cliquez sur Motifs

3. Créez un motif, ou cliquez sur l'icône crayon d'un motif existant pour ouvrir la fenêtre Modifier le motif de RDV

4. Dans la section Groupe, cochez la case et indiquez le nombre maximum de patients (Le RDV peut être associé à maximum ... patients)

5. Cliquez sur Mettre à jour

Les patients pourront alors réserver ce motif jusqu’à ce que le nombre maximum de patients soit atteint.

Ce que l'option Groupe change à la réservation en ligne

Sur un motif de groupe, un rendez-vous déjà présent dans votre agenda ne bloque plus le créneau : tant que le nombre maximum de patients n'est pas atteint, le créneau reste proposé en ligne, et les patients suivants viennent s'ajouter au rendez-vous existant.

C'est exactement ce que l'on attend d'un atelier ou d'une séance collective. En revanche, si l'option a été cochée par erreur sur un motif de consultation individuelle, cela donne l'impression que des patients réservent des créneaux déjà occupés.

Dans la liste de vos motifs, une icône en forme de silhouettes signale les motifs pour lesquels l'option est active, avec le nombre de patients autorisés.

Diagnostiquer une séance de groupe non proposée en ligne

Pour qu'un rendez-vous de groupe déjà présent dans votre agenda continue d'être proposé en ligne, Perfactive vérifie plusieurs conditions à la fois. Il suffit qu'une seule manque pour que le créneau disparaisse. Passez-les en revue dans cet ordre :

1. L'option Groupe est active sur le motif, et le nombre maximum n'est pas atteint. Vérifiez l'icône silhouettes sur le motif et le nombre de patients déjà inscrits sur la séance.

2. Le patient réserve exactement le même motif. Un patient qui choisit un autre motif, même de durée identique, ne rejoint pas la séance existante : pour ce motif, le créneau est occupé.

3. Le rendez-vous tombe exactement sur un créneau calculé par Perfactive. Son heure de début et son heure de fin doivent correspondre à l'un des créneaux que Perfactive découpe dans la plage d'ouverture selon la durée du motif (champ Durée prévue dans l'agenda [min]). Une séance créée à 14h05 sur une plage qui démarre à 14h00, ou dont la durée a été allongée à la main, ne correspond plus à aucun créneau et n'est jamais proposée. Un autre rendez-vous placé dans la même plage peut aussi décaler ce découpage. Le plus sûr est de créer la séance depuis un créneau proposé par Perfactive (menu Prendre un RDV de l'agenda, puis le motif de groupe), plutôt qu'en la dessinant librement dans l'agenda.

4. Une plage d'ouverture couvre le créneau, elle est visible en ligne et le motif y est coché. Ouvrez la plage concernée : l'option Visible en ligne doit être sélectionnée et le motif de la séance doit être coché dans la section Motifs de consultation.

5. La stratégie de la plage est une stratégie classique. Les stratégies Anti-trou début de plage et Anti-trou fin de plage ne proposent jamais de rejoindre un rendez-vous existant, même sur un motif de groupe. Pour une séance collective, utilisez Classique depuis le début de plage ou Classique depuis la fin de plage : voir Choisir la stratégie de division d'une plage d'ouverture.

6. La date reste dans votre fenêtre de réservation. Le réglage Le patient peut réserver à partir de ... semaines avant le rendez-vous, dans la fenêtre Réglages de la réservation en ligne, masque tout ce qui est trop lointain : une séance programmée dans un mois n'apparaît pas si la limite est réglée sur 2 semaines. Voir Définir les délais de réservation, annulation et déplacement par le patient.

Si le créneau reste invisible une fois ces six points vérifiés, reportez-vous à Diagnostiquer un problème de prise de RDV en ligne.

Désactiver les rendez-vous de groupe sur un motif

1. Allez dans Agenda, puis Motifs

2. Ouvrez le motif concerné avec l'icône crayon

3. Dans la section Groupe, décochez la case

4. Cliquez sur Mettre à jour

Le créneau redevient réservable par un seul patient à la fois. Ce réglage est propre à chaque motif : les autres motifs ne sont pas modifiés.

Pourquoi utiliser les rendez-vous de groupe ?

Les rendez-vous de groupe permettent par exemple d’organiser :

• des ateliers

• des séances collectives

• des formations

• des groupes de suivi

Cela permet de gérer facilement plusieurs participants sur un même créneau.