Prendre un rendez-vous au cabinet se fait en quelques clics depuis votre agenda. Vous pouvez préciser le motif, le patient, le lieu, et envoyer une confirmation au patient dans la foulée.
Prendre un rendez-vous depuis l'agenda
- Sur votre agenda, cliquez sur la case du jour et de l'heure souhaitée
- La fenêtre Rendez-vous s'ouvre
- Renseignez le rendez-vous :
- Heure et durée : préremplies à partir de votre sélection, modifiables au besoin
- Professionnel : visible si votre cabinet compte plusieurs membres
- Lieu : visible si plusieurs lieux sont configurés
- Motif de consultation : sélectionnez le motif correspondant. La durée se met à jour automatiquement.
- Patient : commencez à saisir le nom pour rechercher dans votre base, ou créez un nouveau patient à la volée
- Sous Envoyer une confirmation, cochez Par e-mail et/ou Par SMS. Les cases arrivent pré-cochées selon le réglage du praticien : Réglages personnels, onglet Notifications, rubrique Patient | Confirmation de réservation par le cabinet
- Cliquez sur Ajouter
Astuce
Vous pouvez ajouter une Note sur l'agenda, un Objet, un Commentaire ou une Description en dépliant Autres champs.
Rendre le rendez-vous récurrent
Dans la fenêtre de prise de rendez-vous, activez le bouton Récurrent. Indiquez ensuite la fréquence en semaines et le nombre d'occurrences. Un aperçu vous montre les dates qui seront créées.
Important
La confirmation d'un rendez-vous récurrent ne peut pas partir par SMS : dès que vous activez Récurrent, la case Par SMS est décochée et devient indisponible. Seule la confirmation Par e-mail reste possible, et le patient reçoit un seul message listant toutes les dates créées.
Pour une explication détaillée des rendez-vous récurrents, voir l'article Créer un rendez-vous récurrent.
Prendre un rendez-vous depuis la recherche de créneau
Si vous ne savez pas encore quel jour proposer au patient, utilisez le bouton Prendre un RDV situé au-dessus de l'agenda, à droite. Il ouvre un menu dans lequel vous cliquez directement sur le motif demandé : Perfactive vous propose alors les premiers créneaux disponibles pour ce motif. Sélectionnez celui qui convient, puis renseignez le patient comme ci-dessus.
Ouvrir la fenêtre sans passer par la grille
Deux autres accès ouvrent la même fenêtre, avec cette fois un champ de date à remplir :
- l'entrée Nouveau rendez-vous, en tête du menu Prendre un RDV ;
- le lien Créer un nouveau RDV, dans l'onglet RDV de la fiche d'un patient : le patient est alors déjà renseigné.
Ni l'un ni l'autre ne vérifie vos plages d'ouverture ou les rendez-vous déjà pris : contrôlez la date et l'heure avant de cliquer sur Ajouter.
Prendre un rendez-vous pour un collègue
Dans un cabinet de groupe, si vous sélectionnez un autre professionnel que vous, ce collègue reçoit un e-mail dont l'objet commence par [Réservation par suivi de votre nom. L'e-mail reprend le motif, la date, le professionnel concerné et la fiche du patient (coordonnées, date de naissance), avec les boutons Voir l'agenda et Voir la liste des réservations. Cet envoi est indépendant des options de confirmation destinées au patient.
Note
Chaque professionnel peut désactiver cet e-mail pour lui-même : dans ses Réglages personnels, onglet Notifications, rubrique Lors qu'un autre membre ajoute un rdv sur votre agenda. Le message part sur l'adresse e-mail de son compte, ou sur l'adresse dédiée aux réservations s'il en a renseigné une.
Pourquoi ?
Centraliser la prise de rendez-vous dans une seule fenêtre permet de tout faire sans changer d'écran : choisir le créneau, identifier le patient, déclencher la confirmation. Le patient reçoit l'information immédiatement, ce qui réduit les questions et les oublis.