Pour garder votre liste d'attente à jour, Perfactive envoie automatiquement des emails de relance aux patients inscrits depuis un certain temps, pour qu'ils reconfirment leur volonté d'y rester. Vous choisissez la fréquence, vous activez jusqu'à trois emails successifs et vous personnalisez chaque texte.
Accéder aux réglages
- Ouvrez votre liste d'attente depuis le menu Liste d'attente (ou Listes d'attente, puis la liste concernée, si vous en gérez plusieurs)
- Cliquez sur Réglages en haut à droite de la liste, ou sur Actions puis Réglages
Note
Tous les réglages décrits ci-dessous sont sur cette même page. Ils ne sont enregistrés qu'au moment où vous cliquez sur Modifier, tout en bas de la page.
Définir la fréquence de relance
Dans le bloc Réglages, en haut de la page, la ligne Relance patient permet de fixer l'intervalle : « par email tous les X mois ». Vous pouvez choisir entre 1 et 36 mois (par défaut 3 mois).
Le 1er email de relance partira X mois après la dernière confirmation du patient sur la liste. Dans la plupart des cas, c'est la date d'inscription initiale. Mais si le patient a reconfirmé entre-temps (par exemple en cliquant sur le bouton d'un email de relance précédent), le compteur des X mois repart de zéro à partir de cette dernière reconfirmation.
Activer les trois emails de relance
Plus bas dans la même page, une case à cocher vous permet d'activer indépendamment chacune des trois relances :
- Activer le 1er email de rappel : envoyé à l'échéance de la fréquence définie ci-dessus
- Activer le 2nd email de rappel : envoyé 2 jours après le premier si le patient n'a pas encore reconfirmé
- Activer le 3ème email de rappel : envoyé 2 jours après le deuxième si toujours pas de réponse
Vous n'êtes pas obligé d'activer les trois. Activez seulement celles que vous voulez, dans l'ordre.
Personnaliser les textes
Chaque relance dispose de son propre champ de texte dans lequel vous pouvez réécrire le message. Un texte par défaut est proposé : il invite le patient à reconfirmer son inscription en cliquant sur un bouton inclus dans l'email.
Astuce
Gardez les textes courts et explicites : rappelez ce qu'est cette liste d'attente, pourquoi vous demandez une reconfirmation, et ce qui se passe si le patient ne répond pas. Un message trop long ne sera pas lu.
Archivage automatique des patients sans réponse
Dans le bloc Réglages en haut de la page, juste sous la ligne Relance patient, l'option « Automatiquement archiver les patients qui ne confirment pas, 10 jours après le dernier rappel » permet de nettoyer automatiquement la liste : un patient qui ne répond à aucun des emails activés est archivé 10 jours après le dernier envoi.
Plus bas dans la page, sous les textes des relances, vous choisissez aussi si ces patients archivés peuvent se ré-inscrire eux-mêmes en cliquant sur le bouton d'un ancien email. La question « Les patients archivés automatiquement peuvent-ils re-confirmer leur profil ? » propose trois réponses :
- oui, en gardant leur date d'inscription initiale ;
- oui, avec leur date d'inscription mise à jour à la date du jour ;
- non.
Le choix entre les deux premières réponses détermine la place du patient dans votre liste : reprendre sa date d'origine le laisse à son rang d'ancienneté, la date du jour le place parmi les inscriptions les plus récentes.
Une question identique existe juste en dessous pour les patients qui se sont archivés eux-mêmes. Les patients que vous archivez vous-même, en revanche, ne peuvent jamais re-confirmer leur profil.
Pourquoi ?
Sans relance, une liste d'attente vieillit vite : des patients ont trouvé une solution ailleurs, d'autres ont changé de coordonnées, et votre liste ne reflète plus la demande réelle. Les emails de relance vous donnent en quelques semaines une liste à jour, avec uniquement les patients qui veulent encore être suivis. Vous évitez aussi de rappeler des personnes qui n'ont plus besoin de vous.