Quand vous arrivez sur Perfactive avec un historique de factures déjà émises ailleurs (ancien logiciel, papier), vous pouvez reprendre la suite de votre numérotation existante pour assurer la continuité comptable.
Attention
Dans la fenêtre de numérotation, l'option Numérotation existante ne signifie pas « reprendre la numérotation que j'utilisais avant ». Elle sert à réutiliser une numérotation déjà créée dans Perfactive, comme l'indique son sous-titre « Réutiliser une numérotation déjà créée ». Pour poursuivre une série venue d'ailleurs, choisissez Nouvelle numérotation, recomposez votre format, puis renseignez le Numéro de départ comme décrit ci-dessous.
Créer un modèle de facturation
La numérotation se définit dans un modèle de facturation. Sans modèle, il n'est pas possible d'émettre des factures.
- Allez dans Factures, ouvrez l'onglet Réglages, puis Modèles de facturation.
- Cliquez sur la carte Nouveau modèle, nommez le modèle, puis cliquez sur Créer.
- Renseignez le nom, le logo, vos coordonnées, etc.
- Dans la section Numérotation des factures, cliquez sur le bouton de configuration et composez le format souhaité (voir Paramétrer la numérotation des factures pour le détail des éléments combinables).
Définir un numéro de départ
Dans la fenêtre de numérotation, dépliez Options avancées et renseignez le Numéro de départ correspondant à la suite de votre numérotation actuelle. La première facture émise depuis Perfactive partira de ce numéro.
Note
Exemple : votre dernière facture sous l'ancien logiciel portait le numéro 2026-0056. Indiquez 57 comme numéro de départ et choisissez un format qui inclut l'année. Votre première facture Perfactive sera 2026-0057.
Choisir la remise à zéro annuelle
Si votre ancienne numérotation repartait à 1 chaque année, laissez l'option Recommencer à 1 chaque année activée (elle l'est par défaut), toujours sous Options avancées. Sinon, désactivez-la pour conserver une numérotation continue d'une année sur l'autre.
Réutiliser la même numérotation sur d'autres modèles
Si vous créez ultérieurement d'autres modèles de facturation (par exemple pour un cabinet secondaire), choisissez Numérotation existante dans la fenêtre de numérotation. Toutes les factures, quel que soit le modèle, partageront la même série de numéros.
Basculer depuis l'ancienne facturation Perfactive
Au moment du passage à la nouvelle facturation, l'écran Personnalisez vos factures pré-remplit lui-même l'encadré Numérotation à partir du format que vous utilisiez avant. Deux situations :
- Votre ancien format s'appuyait sur un compteur global ou annuel : il est converti et votre dernier numéro est repris, la série se poursuit sans rupture.
- Votre ancien format s'appuyait sur autre chose, par exemple un compteur qui repartait à 1 chaque mois, ou les initiales et le nombre de factures du patient : cette suite ne peut pas être poursuivie telle quelle. Perfactive propose alors une nouvelle série démarrant à 1, avec un format du type
F-2026-0001(ouFA-2026-0001si votre ancien format commençait déjà par « F- »).
C'est ce second cas qui surprend : une référence comme 2026-07-057 devient F-2026-0001. Ce format n'est qu'une proposition, modifiable tant que vous n'avez pas validé l'écran : recomposez-le librement et réglez le Numéro de départ sous Options avancées. L'Aperçu affiché sous les éléments vous montre le numéro qu'aura votre prochaine facture.
Note
Vos factures déjà émises ne sont pas renumérotées : elles gardent leurs numéros d'origine et restent consultables (voir Retrouver vos factures émises sur l'ancienne version). La nouvelle série suit sa propre suite, sans trou ni doublon.
Si des factures ont déjà été émises avec le nouveau format
Le format d'une numérotation est figé dès sa création, il n'est plus modifiable ensuite (voir Paramétrer la numérotation des factures). Pour vous rapprocher de votre ancien format, créez une nouvelle numérotation et sélectionnez-la sur votre modèle de facturation : les factures déjà émises conservent leurs numéros, les suivantes suivront le nouveau format. Si vous vous interrogez sur les conséquences comptables d'un changement de série en cours d'année, posez la question à votre comptable.
Pourquoi ?
La continuité de la numérotation est une exigence comptable : aucun numéro ne doit manquer dans la séquence. Reprendre la suite de votre ancienne numérotation vous évite une rupture de série au moment de la bascule, et vous gardez une traçabilité complète d'une année sur l'autre.