Le surbooking permet de donner accès à certains patients à une partie limitée de vos créneaux disponibles en ligne, sans qu'ils prennent la place de vos patients habituels. Les patients en surbooking ne voient que les créneaux encore libres à proximité immédiate du rendez-vous (par exemple 72 heures avant), ce qui permet de combler les trous laissés par les annulations sans ouvrir toute la réservation en ligne.
Activer la fonctionnalité pour un praticien
- Allez dans Réglages
- Ouvrez l'onglet Patients
- Dans la rubrique Surbooking, activez la fonctionnalité
- Indiquez combien d'heures avant le rendez-vous les créneaux deviennent visibles pour les patients en surbooking
- Enregistrez
Important
Ce réglage est propre à chaque praticien, et non au cabinet : la rubrique s'intitule Surbooking suivi du nom du praticien concerné. Si votre cabinet compte plusieurs praticiens, un menu déroulant vous permet de passer de l'un à l'autre : la fonctionnalité et le nombre d'heures sont à régler pour chacun.
Note
Exemple : si vous indiquez 72 heures, vos patients en surbooking ne verront un créneau du mardi 10h qu'à partir du samedi 10h. Avant ce moment, le créneau reste réservé à vos patients habituels.
Activer le surbooking pour un patient
Une fois la fonctionnalité activée :
- Ouvrez la fiche du patient
- Cliquez sur le bouton Activer surbooking
Le patient pourra alors réserver en ligne uniquement les créneaux de dernière minute dans la fenêtre que vous avez définie. Le patient est mis en surbooking pour le praticien qui active le bouton : seuls les créneaux de ce praticien sont limités, ceux des autres praticiens du cabinet restent proposés normalement.
Pour retirer un patient du surbooking, retournez sur sa fiche et cliquez sur Surbooking.
Attention
Un patient en surbooking doit réserver depuis son lien d'accès personnel. S'il passe par la page de réservation publique du cabinet, sa réservation est refusée.
Astuce
Vous pouvez également activer ou retirer le surbooking en masse depuis la page Patients > Accessibilité, où chaque patient affiche un bouton dédié.
Alertes automatiques pour les patients en surbooking
Deux e-mails automatiques différents peuvent accompagner le surbooking. Ce sont deux fonctionnalités distinctes :
- L'e-mail régulier Liste des créneaux disponibles : il envoie au patient la liste des créneaux encore libres. Il se règle patient par patient, depuis la fiche du patient, onglet Notifications, bouton Configurer un email régulier : "Liste des créneaux disponibles". Vous y cochez les jours de la semaine souhaités ; l'envoi a lieu le soir, à 19h.
- L'alerte désistement : elle prévient le patient lorsqu'un créneau se libère, et fait l'objet d'une fonctionnalité dédiée.
Pour en savoir plus sur l'alerte désistement, voir les articles :
Pourquoi ?
Dans certaines pratiques (suivi régulier, séances hebdomadaires), votre agenda est rempli en grande partie par vos patients habituels. Les annulations de dernière minute créent pourtant des trous que vous aimeriez combler sans pour autant ouvrir toute votre réservation en ligne (au risque que de nouveaux patients prennent la place de vos suivis).
Le surbooking est une réponse à ce besoin : il vous permet d'accepter quelques patients supplémentaires en ligne, mais uniquement sur les créneaux de dernière minute. Vous remplissez les trous sans perturber l'organisation de votre suivi.