Vous pouvez restreindre la prise de rendez-vous en ligne aux patients déjà présents dans votre base de données. Vos patients suivis continuent à réserver normalement ; les nouveaux visiteurs sont arrêtés à la première étape de la prise de rendez-vous.
Limiter la réservation aux patients de votre base
- Allez dans Réglages
- Ouvrez la rubrique Réservation en ligne
- Sur la ligne « Les personnes pouvant réserver en ligne sur un lien général sont », choisissez les patients inscrits dans votre base de données seulement
- Enregistrez
Note
L'identification se fait sur le prénom, le nom et la date de naissance. Si l'un de ces trois éléments ne correspond pas exactement à une fiche existante, le visiteur est considéré comme un nouveau patient.
Rouvrir la réservation à tout le monde
Pour revenir en arrière et accepter de nouveau les visiteurs qui ne figurent pas dans votre base, reprenez la même ligne et choisissez l'autre option, tous ceux disposant du lien, puis enregistrez.
Note
Cette ligne ne propose que ces deux choix. Si vous cherchez un libellé du type « tout le monde » ou « tous les visiteurs », c'est bien tous ceux disposant du lien qu'il faut sélectionner. En haut de la page, une phrase récapitule le réglage en vigueur.
Cette ligne ne concerne que le lien général de réservation. Si des créneaux ou des motifs restent introuvables pour les nouveaux patients après ce changement, la cause est ailleurs : voir l'article Diagnostiquer un problème de prise de RDV en ligne.
Personnaliser le message vu par les nouveaux patients
Sur la même page de réglages, le champ « Texte lorsque la réservation est bloquée car le patient ne fait pas partie de votre base de données » permet d'écrire le message qui s'affiche au visiteur non reconnu.
Vous pouvez y indiquer :
- Un numéro de téléphone ou un e-mail pour vous contacter
- Le lien vers votre liste d'attente Perfactive
- Toute autre orientation utile (préinscription, consigne, partenaire…)
Orienter automatiquement les nouveaux patients vers une liste d'attente
Plutôt qu'un simple message, vous pouvez afficher directement sur votre page web profil la question « Avez-vous déjà consulté ce praticien ? », et rediriger les visiteurs qui répondent Non vers votre liste d'attente. Le réglage se trouve dans Réglages > Page web > panneau Liens.
Voir l'article dédié Orienter les nouveaux patients vers votre liste d'attente pour la procédure complète.
Astuce
Vous pouvez aussi limiter certains motifs aux patients connus en jouant sur la visibilité du motif (« Visible depuis les liens d'accès patients uniquement »). Pratique pour réserver des motifs de suivi à vos patients existants tout en gardant d'autres motifs ouverts à tous.
Pourquoi ?
Limiter la réservation à vos patients connus protège votre planning quand vous êtes saturé. Vous restez accessible à ceux qui vous suivent déjà, tout en évitant de récupérer des nouvelles prises en charge non maîtrisées. La liste d'attente vous permet en parallèle de garder les demandes des nouveaux patients pour pouvoir y répondre plus tard.