Vous pouvez ajouter un nouveau membre à votre cabinet directement depuis les paramètres du cabinet.
Comment faire ?
Rendez-vous dans Cabinet, dans le menu de gauche
Cliquez sur Ajouter un membre, sous le tableau Membres
Dans la fenêtre Envoyer une invitation, saisissez l'adresse e-mail de la personne
Choisissez son rôle : le champ est réglé sur Admin au départ, le rôle le plus large. Changez-le si la personne ne doit pas gérer le cabinet
-
Dans le champ Abonnement, choisissez qui prend en charge l'abonnement : ce champ disparaît si vous avez choisi le rôle Secrétaire ou Télésecrétaire, qui sont gratuits. Trois choix sont proposés :
À la charge du nouveau collaborateur
À votre charge, suivi de votre nom : ce choix est grisé si vous n'êtes pas vous-même abonné
Remplacement temporaire (congé maternité, arrêt de travail)
Cliquez sur Envoyer l'invitation : le message L'invitation a été envoyée. s'affiche, et l'invitation apparaît dans le tableau Invitations (voir plus bas)
Pour un Remplacement temporaire, le message de confirmation vous demande d'indiquer la date de fin du remplacement au support (support@perfactive.co), pour que l'accès de votre remplaçant soit ajusté à cette date.
La personne invitée recevra alors un e-mail d'invitation, avec un bouton Rejoindre suivi du nom de votre cabinet.
Ce qui se passe ensuite dépend de l'adresse e-mail que vous avez saisie :
elle ne correspond à aucun compte Perfactive : le lien amène la personne à créer son compte, puis elle rejoint votre cabinet
elle correspond à un compte Perfactive existant : le lien amène simplement la personne à se connecter (message Connectez-vous pour rejoindre le cabinet ...). Dès qu'elle est connectée, son compte est rattaché à votre cabinet, sans qu'un second compte soit créé
Note
Pour inviter une personne qui a déjà un compte Perfactive, saisissez donc exactement l'adresse e-mail de son compte existant : c'est elle qui rattache l'invitation au bon compte. Voir Exercer dans plusieurs cabinets et basculer de l'un à l'autre.
Attention
Seuls les utilisateurs ayant le rôle Admin peuvent ajouter des membres, secrétaires ou télésecrétaires.
Renvoyer ou annuler une invitation
Tant que l'invitation n'a pas été acceptée, elle apparaît dans un tableau Invitations, sous le tableau des membres, sur la page Cabinet. Ce tableau indique qui a envoyé l'invitation, l'adresse e-mail, le rôle et la date d'envoi, et propose deux actions :
l'icône en forme d'enveloppe renvoie l'e-mail d'invitation à la même adresse
l'icône en forme de croix annule l'invitation
Note
Le tableau Invitations n'apparaît que s'il reste au moins une invitation en attente, et uniquement pour les utilisateurs ayant le rôle Admin. Une invitation acceptée en disparaît : la personne figure alors parmi les membres du cabinet.
Réinviter une personne dont le lien d'invitation a expiré
Une invitation est valable 10 jours. Passé ce délai, elle est supprimée : le lien reçu par e-mail ne fonctionne plus et l'invitation n'apparaît plus dans le tableau Invitations. Il n'y a alors plus rien à renvoyer, recommencez l'invitation depuis Ajouter un membre.
Attention
Renvoyer une invitation depuis le tableau Invitations renvoie le même lien : cela ne prolonge pas les 10 jours, qui courent depuis l'envoi initial.
Quels rôles sont possibles ?
Admin
Accès complet à toutes les fonctionnalités
Agenda personnel et facturation personnelle
Accès aux factures de tous les collaborateurs du cabinet
Gestion du cabinet et des membres
Membre
Agenda personnel
Facturation personnelle : chaque membre émet ses propres factures
Accès aux patients du cabinet et aux factures de ses collègues tant qu'aucune restriction n'est activée
Accès limité aux réglages du cabinet
Restrictions appliquées d'office :
modification des informations du cabinet interdite
pas d'accès aux analyses globales
téléchargement des données patients, consultations et factures interdit
Important
Par défaut, un Membre voit l'ensemble des patients du cabinet, ainsi que les factures de ses collègues. Pour restreindre son accès à ses seuls patients et à ses seules factures, un Admin doit activer les options correspondantes depuis Réglages > Cabinet, section Accès : voir Définir les restrictions d'accès des membres.
Secrétaire (gratuit)
pas d'agenda personnel
prise de rendez-vous pour les collaborateurs
gestion des factures
Télésecrétaire (gratuit)
pas d'agenda personnel
prise de rendez-vous pour les collaborateurs
pas d'accès à la facturation
Pourquoi ?
Les rôles permettent d'adapter les accès selon la fonction de chaque utilisateur dans le cabinet :
collaborateur
secrétaire sur place
télésecrétariat externe
Cela permet de sécuriser les données du cabinet tout en facilitant l'organisation du travail à plusieurs.