Perfactive propose deux profils dédiés au secrétariat : Secrétaire et Télésecrétariat. Ces deux comptes sont gratuits et n'ont pas d'agenda personnel : ils travaillent dans les agendas des praticiens du cabinet.
Leurs accès sont déterminés par le rôle choisi au moment de l'invitation. Il n'existe pas de panneau de permissions à cocher personne par personne.
Les deux profils
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Secrétaire : profil pour la prise de RDV et la gestion des factures, sans l'accès au suivi.
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Télésecrétariat : profil pour la prise de RDV uniquement.
Ce qu'une secrétaire peut faire
ouvrir les agendas de tous les praticiens du cabinet, et y créer, déplacer ou annuler des rendez-vous
consulter, créer et modifier les fiches patients
voir la liste des fichiers d'une fiche patient, en téléverser de nouveaux et en supprimer
accéder aux factures et devis : la rubrique Factures du menu, ainsi que les onglets Factures et Devis de la fiche patient
utiliser la messagerie patients : la rubrique Messages du menu et l'onglet Messages de la fiche patient
accéder à la rubrique Cabinet pour consulter la liste des membres
Ce qu'une secrétaire ne peut pas faire
ouvrir ou télécharger le contenu d'un fichier patient : le nom du fichier s'affiche, mais il n'est pas cliquable et le bouton Télécharger n'apparaît pas
accéder au suivi : les notes de suivi de la fenêtre de rendez-vous et l'anamnèse ne lui sont pas affichées
lire le message laissé par le patient lors de la réservation en ligne
consulter les Analyses du cabinet
Note
La distinction est volontaire : une secrétaire peut classer un compte rendu ou une ordonnance sur la bonne fiche sans en lire le contenu.
Ce qui change avec le profil Télésecrétariat
Un profil Télésecrétariat est plus restreint encore. En plus des limites ci-dessus, il n'a pas accès :
à la partie Fichiers de la fiche patient, qui ne lui est pas affichée du tout
à la facturation : ni la rubrique Factures du menu, ni les onglets Factures et Devis de la fiche patient
à l'onglet Messages de la fiche patient
à la rubrique Cabinet
Astuce
Choisissez Télésecrétariat pour un prestataire externe qui ne gère que la prise de rendez-vous, et Secrétaire pour une personne du cabinet qui s'occupe aussi de la facturation et des échanges avec les patients. Le rôle se change à tout moment, voir Modifier le rôle d'un membre.
Le réglage de cabinet qui les concerne
Un seul réglage du cabinet s'applique aux deux profils :
Rendez-vous dans Réglages
Ouvrez la page Cabinet
Dans la rubrique Accès, cochez « Les utilisateurs "secrétaires" ne peuvent pas prendre un RDV sur l'agenda sans passer par le bouton Prendre un RDV »
Enregistrez
Les rendez-vous devront alors passer par le bouton Prendre un RDV, plutôt que d'être posés directement sur la grille de l'agenda.
Note
Cette case n'apparaît que si votre cabinet compte déjà au moins un compte Secrétaire ou Télésecrétariat.
Et la liste d'attente ?
La liste d'attente ne suit pas les rôles du cabinet. Une secrétaire ajoutée à votre cabinet n'est pas pour autant collaboratrice de votre liste d'attente : elle doit y être invitée séparément, voir Partager une liste d'attente avec d'autres collègues.
Pourquoi ?
Confier son agenda, c'est confier ses données de santé. Ces deux profils vous permettent de déléguer le remplissage de l'agenda et le suivi des factures sans ouvrir l'accès au contenu des dossiers. Vos comptes rendus, vos notes et vos ordonnances restent lisibles par vous seul, sans que cela empêche votre secrétariat de travailler.