Perfactive propose deux profils dédiés au secrétariat : Secrétaire et Télésecrétaire. Ces deux comptes sont gratuits et n'ont pas d'agenda personnel : ils travaillent dans les agendas des praticiens du cabinet.
Leurs accès sont déterminés par le rôle choisi au moment de l'invitation. Il n'existe pas de panneau de permissions à cocher personne par personne.
Les deux profils
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Secrétaire : profil pour la prise de RDV et la gestion des factures, sans l'accès au suivi.
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Télésecrétaire : profil pour la prise de RDV uniquement.
Ce qu'une secrétaire peut faire
ouvrir les agendas de tous les praticiens du cabinet, et y créer, déplacer ou annuler des rendez-vous
consulter, créer et modifier les fiches patients
voir la liste des fichiers d'une fiche patient, en téléverser de nouveaux et en supprimer
accéder aux factures et devis : la rubrique Facturation du menu, ainsi que les onglets Factures et Devis de la fiche patient
utiliser la messagerie patients : la rubrique Messages du menu et l'onglet Messages de la fiche patient
envoyer un message groupé à vos patients, par e-mail ou par SMS, depuis la rubrique Messages, sans réglage à activer (voir Envoyer un email à tous vos patients)
accéder à la rubrique Cabinet pour consulter la liste des membres
lire le message laissé par le patient lors de la réservation en ligne : il s'affiche dans la fenêtre du rendez-vous, sur l'agenda
Ce qu'une secrétaire ne peut pas faire
ouvrir ou télécharger le contenu d'un fichier patient : le nom du fichier s'affiche, mais il n'est pas cliquable et le bouton Télécharger n'apparaît pas
accéder au suivi : les notes de suivi de la fenêtre de rendez-vous et l'anamnèse ne lui sont pas affichées
consulter les Analyses du cabinet
Note
La distinction est volontaire : une secrétaire peut classer un compte rendu ou une ordonnance sur la bonne fiche sans en lire le contenu.
Ce qui change avec le profil Télésecrétaire
Un profil Télésecrétaire est plus restreint encore. En plus des limites ci-dessus, il n'a pas accès :
à la facturation : ni la rubrique Facturation du menu, ni les onglets Factures et Devis de la fiche patient
à l'envoi groupé : le bouton Nouveau message groupé ne lui est pas proposé
à la rubrique Cabinet
En revanche, les fichiers et la messagerie patients lui sont proposés dans les mêmes conditions qu'à une secrétaire : il voit la partie Fichiers de la fiche patient, peut y téléverser et y supprimer des fichiers sans pouvoir en ouvrir le contenu, et dispose de l'onglet Messages de la fiche patient.
Astuce
Choisissez Télésecrétaire pour un prestataire externe qui ne gère que la prise de rendez-vous, et Secrétaire pour une personne du cabinet qui s'occupe aussi de la facturation et des envois groupés aux patients. Le rôle se change à tout moment, voir Modifier le rôle d'un membre.
Le réglage de cabinet qui les concerne
Le réglage du cabinet destiné aux deux profils :
Rendez-vous dans Réglages
Ouvrez la page Cabinet
Dans la rubrique Accès, cochez « Les secrétaires et télésecrétaires ne peuvent prendre des RDV que dans les plages d'ouverture »
Cliquez sur Mettre à jour
Les rendez-vous devront alors passer par le bouton Prendre un RDV, plutôt que d'être posés directement sur la grille de l'agenda : un compte Secrétaire ou Télésecrétaire ne peut plus ouvrir la création d'un rendez-vous en cliquant ou en glissant sur une zone libre de la grille, ni déplacer un rendez-vous déjà posé en le faisant glisser. La page Plages d'ouverture ne lui est pas non plus proposée.
Note
Cette case n'apparaît que si votre cabinet compte déjà au moins un compte Secrétaire ou Télésecrétaire.
Une autre case de la même rubrique les touche aussi, bien que son libellé ne cite que les membres : Les utilisateurs "membres" ne peuvent pas modifier les réglages de leur profil retire l'entrée Réglages du menu de tous les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs, secrétaires et télésecrétaires compris. Voir Définir les restrictions d'accès des membres.
Et la liste d'attente ?
La liste d'attente ne suit pas les rôles du cabinet. Une secrétaire ajoutée à votre cabinet n'est pas pour autant collaboratrice de votre liste d'attente : elle doit y être invitée séparément, voir Partager une liste d'attente avec d'autres collègues.
Pourquoi ?
Confier son agenda, c'est confier ses données de santé. Ces deux profils vous permettent de déléguer le remplissage de l'agenda et le suivi des factures sans ouvrir l'accès au contenu des dossiers. Vos comptes rendus, vos notes et vos ordonnances restent lisibles par vous seul, sans que cela empêche votre secrétariat de travailler.