Perfactive permet à plusieurs professionnels d'exercer au sein d'un même cabinet : chaque membre dispose de son propre agenda et de sa propre facturation, tout en partageant certains réglages communs au cabinet.
Un collègue ne rejoint pas automatiquement votre cabinet
Même si un collègue utilise déjà Perfactive de son côté, il ne fait pas automatiquement partie de votre cabinet. Chaque professionnel doit être invité individuellement par un utilisateur ayant le rôle Admin, en renseignant son adresse email. Si un collègue n'apparaît pas dans la liste des membres, c'est simplement qu'il n'a pas encore été ajouté. Voir Ajouter un membre.
À l'inverse, un même compte peut appartenir à plusieurs cabinets et basculer de l'un à l'autre : voir Exercer dans plusieurs cabinets et basculer de l'un à l'autre.
Qu'est-ce qui est propre à chaque membre, qu'est-ce qui est commun au cabinet ?
Chaque membre du cabinet dispose de :
son propre agenda, avec ses rendez-vous et ses disponibilités
sa propre facturation : chaque facture est attribuée au professionnel pour lequel elle est émise
En revanche, « propre » ne veut pas dire « invisible pour les autres ». Sauf restriction activée dans les réglages du cabinet, les membres d'un même cabinet peuvent consulter les agendas, les fiches patients et les factures de leurs collègues : les données sont partagées au sein du cabinet, ce qui permet notamment de prendre un rendez-vous pour un collègue ou de retrouver un patient suivi par quelqu'un d'autre.
Deux réglages du cabinet, réservés aux administrateurs, permettent de refermer cet accès pour les utilisateurs ayant le rôle Membre : l'un sur les agendas des autres membres, l'autre sur les fiches patients sans rendez-vous avec eux. Activer l'un ou l'autre restreint aussi le membre à ses seules factures.
Note
Le rôle Secrétaire a toujours accès à la facturation de tous les collaborateurs, comme le rôle Admin. Le rôle Télésecrétaire, lui, n'a pas accès à la facturation.
Le rôle attribué à chaque utilisateur (Admin, Membre, Secrétaire, Télésecrétaire) détermine son niveau d'accès aux réglages, aux données et aux analyses du cabinet. Voir Modifier le rôle d'un membre et Définir les restrictions d'accès des membres.
Comprendre à quel praticien un patient est rattaché
Le rattachement se déduit surtout de l'agenda. Un patient est rattaché à un praticien dès qu'il a au moins un rendez-vous dans l'agenda de ce praticien, qu'il a été pris en charge par lui depuis la liste d'attente, ou qu'il est relié à ce praticien dans Membres accessibles via le lien d'accès, sur sa fiche. Un même patient peut donc être rattaché à plusieurs membres, et ce rattachement se fait tout seul, au premier rendez-vous.
Dans un cabinet qui compte plusieurs praticiens, ce rattachement détermine deux choses :
les fiches que vous voyez d'abord dans la liste Patients, qui s'ouvre sur vos propres patients
les destinataires de vos messages groupés : la liste déroulante Filtrer seulement ceux du professionnel est pré-remplie sur vous. Sans y toucher, un message groupé ne part donc qu'à vos propres patients. Pour les e-mails, l'option Tous écrit à toutes les fiches que vous pouvez consulter ; un envoi groupé par SMS demande toujours de choisir un professionnel. Les messages groupés sont réservés aux rôles Admin et Secrétaire, et à un Membre si un administrateur a coché Les utilisateurs "membres" peuvent envoyer un message groupé (email ou SMS) aux patients dans les réglages du cabinet. Voir Envoyer un email à tous vos patients.
Note
En général, rien n'est à modifier sur la fiche : c'est le premier rendez-vous avec ce praticien qui y rattache le patient. Un rendez-vous annulé compte toujours, un rendez-vous supprimé non.
Qui paie l'abonnement de chaque membre ?
Lors de l'ajout d'un membre, vous choisissez si son abonnement est à sa charge ou à la charge du cabinet. Les rôles Secrétaire et Télésecrétaire sont gratuits. Voir Comprendre le coût d'ajout d'un membre.
Un membre quitte le cabinet
Il est généralement préférable de ne pas supprimer complètement son compte, mais de le passer en rôle Ancien collaborateur : cela désactive son accès et arrête la facturation de son abonnement, tout en conservant l'historique de ses rendez-vous et de ses données patients. Voir Supprimer un membre.
Note
Ce même mécanisme d'ajout de membre est utilisé pour créer un accès temporaire à un remplaçant (congé maternité, arrêt, etc.). Voir Gérer un remplacement.
Pourquoi ?
Cette organisation permet à chaque professionnel de garder la maîtrise de son propre agenda et de sa propre facturation, tout en profitant d'un cadre commun pour le cabinet : gestion centralisée des membres, réglages partagés, et éventuellement une prise en charge groupée des abonnements.