Lorsqu’un professionnel quitte votre cabinet, il est généralement préférable de ne pas supprimer son compte, mais plutôt de changer son rôle en "Ancien collaborateur".
Pourquoi ?
Le rôle Ancien collaborateur permet de :
désactiver l'accès au logiciel
arrêter la facturation de son abonnement
conserver l'historique de ses rendez-vous
garder l'accès à son agenda et à ses données patients
Cela est particulièrement utile si vous devez consulter d’anciens rendez-vous ou l’historique des consultations.
Comment faire ?
Rendez-vous dans Cabinet
Trouvez le membre concerné dans la liste des Membres
À droite du membre, cliquez sur l’icône en forme de personnage, dont l’infobulle indique Role
Dans la fenêtre Gestion du role, sélectionnez Ancien collaborateur
Cliquez sur Mettre à jour
Le professionnel n’aura plus accès au logiciel, mais ses données resteront disponibles dans le cabinet.
Où retrouver un ancien collaborateur
Une fois le rôle changé, la personne disparaît du tableau des membres : elle est déplacée dans une liste à part.
Rendez-vous dans Cabinet
Sous le tableau des membres, cliquez sur Voir les anciens collaborateurs (le lien indique leur nombre)
La fenêtre Anciens collaborateurs affiche chaque personne, sa date d’ajout et sa date de fin, avec un accès à son agenda
Note
Cette fenêtre permet aussi de réactiver un ancien collaborateur. Attention : la réactivation le replace systématiquement au rôle Membre, même s’il était Admin, secrétaire ou télésecrétaire avant son départ. Pensez à ajuster son rôle ensuite.
Supprimer complètement un membre
Si vous souhaitez malgré tout retirer complètement un membre :
Rendez-vous dans Cabinet
Cliquez sur l’icône de corbeille, dont l’infobulle indique Supprimer, à droite du membre
Dans la fenêtre Retirer un membre, cliquez sur Retirer … du cabinet
Dans ce cas, le membre sera retiré de la liste des collaborateurs du cabinet.
Quel effet sur l'abonnement du membre
C'est souvent la question qui tranche entre les deux options, notamment quand un collaborateur part créer ou rejoindre un autre cabinet :
Ancien collaborateur : si votre cabinet est le seul cabinet auquel la personne est rattachée, son abonnement Perfactive est résilié automatiquement au passage dans ce rôle. Elle conserve son accès jusqu'à la fin de la période déjà payée. Si elle fait déjà partie d'un autre cabinet, son abonnement n'est pas modifié.
Retirer du cabinet : l'abonnement de la personne et son compte ne sont pas touchés. Elle continue d'utiliser Perfactive normalement et bascule sur un autre cabinet si elle en a un.
Note
Un collaborateur qui part vers un autre cabinet a donc intérêt à rejoindre son nouveau cabinet avant que vous ne le passiez en Ancien collaborateur, pour que son abonnement ne soit pas interrompu.