Quand un patient demande un rendez-vous au téléphone, l'outil de recherche de créneau vous propose les prochains créneaux disponibles correspondant à un motif donné. Plus besoin de scroller dans l'agenda à la recherche d'un trou.
Astuce
Pour retrouver un rendez-vous déjà pris (la prochaine séance d'un patient, un rendez-vous passé), utilisez plutôt la recherche rapide : bouton loupe de la barre de l'agenda, ou raccourci Ctrl K (⌘K sur Mac). Voir Utiliser la recherche rapide depuis n'importe quelle page.
Note
Cette fonctionnalité ne fonctionne que si vous avez préalablement créé des plages d'ouverture dans votre agenda. Sans plages, Perfactive n'a aucun créneau de référence à proposer. Voir l'article Créer une plage d'ouverture.
Il ne suffit pas que des plages existent : la recherche ne retient que les plages dont les motifs de consultation comprennent le motif demandé. Si un motif n'est relié à aucune de vos plages, sa recherche reste vide quel que soit votre agenda.
Lancer une recherche de créneau
- Sur votre agenda, cliquez sur Prendre un RDV
- Choisissez le motif de consultation demandé par le patient, dans la liste Motifs de consultation du menu, sous l'entrée Nouveau rendez-vous : la durée de chaque motif s'affiche à côté de son nom, et c'est le clic sur le motif qui lance la recherche. Si votre cabinet compte plusieurs lieux, les motifs sont regroupés sous le nom de chaque lieu : choisissez-le dans le lieu voulu.
- Perfactive bascule sur une vue dédiée qui met en avant les créneaux disponibles pour ce motif, chacun portant la mention Créneau disponible (dans la vue du cabinet, le prénom du praticien concerné). La phrase Recherche de créneaux pour [motif] ([durée] min), en haut de la vue, rappelle le motif cherché. Vos rendez-vous et vos absences restent affichés, mais estompés, pour que vous gardiez le contexte de la journée.
Astuce
Si la semaine en cours ne contient aucun créneau, Perfactive avance automatiquement jusqu'à la première semaine qui en contient un, en cherchant jusqu'à environ trois mois. Une vue qui s'ouvre sur une date éloignée n'est donc pas une erreur : c'est votre prochaine disponibilité pour ce motif.
Sélectionner un créneau et créer le rendez-vous
- Naviguez dans les semaines à l'aide des flèches ou des touches du clavier
- Cliquez sur le créneau souhaité
- La fenêtre Prendre un rendez-vous s'ouvre, préremplie avec la date, l'heure, le motif, le professionnel et le lieu
- Renseignez le patient, choisissez l'envoi de la confirmation, puis cliquez sur Ajouter
Vous restez dans la vue de recherche, où le nouveau rendez-vous apparaît estompé comme les autres : pour revenir à votre agenda, cliquez sur Quitter la prise de RDV.
Filtrer la recherche dans un cabinet à plusieurs membres
Quand vous lancez la recherche depuis la vue cabinet qui réunit tous les membres sur un même agenda, des cases à cocher en haut de l'agenda vous permettent de limiter la recherche à certains membres. Décochez les professionnels qui ne réalisent pas ce motif ou qui ne sont pas disponibles, pour ne voir que les créneaux pertinents.
Note
Lancée depuis la vue du cabinet par colonnes, la recherche s'ouvre elle aussi en colonnes, une par praticien : chaque créneau est donc déjà rangé sous son professionnel, et cette vue ne propose ni les cases à cocher ni le mode incognito. Elle se règle sur 1 jour, 2 jours ou 3 jours à la place.
Activer le mode incognito
Le bouton Mode incognito en bas de la vue masque les noms des patients déjà inscrits : chaque rendez-vous s'affiche sous le simple libellé Patient, et chaque absence sous le libellé Absence. Utile quand vous partagez votre écran avec un patient (en téléconsultation par exemple) ou que vous travaillez dans un espace partagé. Perfactive retient votre choix sur cet ordinateur : il reste actif, y compris sur votre agenda, jusqu'à ce que vous recliquiez sur le bouton.
Quitter la recherche
Cliquez sur Quitter la prise de RDV en haut à droite pour revenir à votre agenda normal.
Pourquoi ?
Trouver un créneau compatible avec un motif spécifique (durée, lieu, membre habilité) peut prendre plusieurs minutes au téléphone si vous le faites à l'œil. La recherche filtre l'agenda en temps réel et vous propose en quelques secondes les premières dates disponibles, ce qui raccourcit la conversation et limite les erreurs.