Bloquer un créneau ponctuellement (absence courte)

Pour bloquer un créneau de quelques heures dans votre agenda (déjeuner prolongé, formation interne, indisponibilité ponctuelle), créez une absence courte. Le créneau est marqué comme indisponible et ne peut plus être réservé en ligne.

Créer une absence ponctuelle depuis l'agenda

1. Sur votre agenda, cliquez et glissez sur les cases du jour et de l'heure souhaités
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez l'onglet Absence. La fenêtre s'ouvre directement sur cet onglet si votre sélection dure une heure ou plus ; pour une sélection plus courte, elle s'ouvre sur l'onglet Rendez-vous
3. Vérifiez la date et ajustez l'heure de début et de fin si nécessaire
4. Renseignez les options (voir détail ci-dessous)
5. Cliquez sur Ajouter l'absence

Préciser le contexte de l'absence

• Professionnel : visible si plusieurs membres sont dans le cabinet
• Lieu : visible si plusieurs lieux. Il est réglé par défaut sur Tous les lieux, qui bloque le créneau pour tous vos lieux à la fois. Choisissez un lieu précis pour ne fermer la réservation en ligne que sur cette adresse.
• Raison de l'absence (facultatif) : choisissez l'un de vos motifs d'absence (congés, formation, etc.), que vous créez depuis le bouton Motifs sous l'agenda, rubrique Motifs d'absence. Ce choix décide aussi du blocage de la réservation en ligne, voir plus bas.
• Note sur l'agenda (facultatif) : texte court visible dans la case d'absence
• Description (facultatif) : texte plus long qui n'apparaît pas dans la case d'absence et que vous retrouvez en ouvrant l'absence

Rendre l'absence récurrente

Pour une absence qui se répète toutes les semaines (pause déjeuner par exemple) :

1. Activez le bouton Récurrent
2. Indiquez la fréquence en semaines et le nombre d'occurrences
3. L'aperçu liste les dates qui seront créées

Le bouton Récurrent n'est proposé que pour une absence qui tient sur une seule journée : une absence saisie sur plusieurs jours d'affilée ne peut pas être répétée.

La répétition porte toujours sur le même jour de la semaine, et la fréquence se compte en semaines : la phrase affichée résume la récurrence sous la forme « Le mardi de 12:30 à 14:00, toutes les 1 semaine(s) pendant 20 occurrences ». Il n'existe pas de récurrence quotidienne.

Dans l'aperçu, une date déjà occupée par un rendez-vous ou par une autre absence est barrée et signalée par la mention Un conflit avec un autre évènement existe. Cette date sera ignorée. Cette occurrence n'est pas créée, les autres le sont. C'est pourquoi une deuxième absence récurrente posée sur des créneaux déjà couverts par la première n'apparaît pas dans votre agenda, alors que les mêmes absences créées une par une se superposent sans difficulté.

Modifier une absence récurrente

Une absence récurrente est enregistrée comme des absences indépendantes, une par date. Quand vous en ouvrez une depuis l'agenda, un encadré Absence récurrente vous rappelle le jour, l'heure et la fréquence de la récurrence.

Les changements que vous enregistrez avec le bouton Modifier (horaires, professionnel, lieu, motif, note) ne s'appliquent qu'à l'occurrence ouverte. Il n'existe pas d'option pour répercuter une modification sur toutes les occurrences : pour changer toute la récurrence, supprimez-la puis recréez-la avec les bons réglages.

Supprimer une absence récurrente

1. Ouvrez l'une des occurrences depuis votre agenda, puis cliquez sur Supprimer
2. La fenêtre Confirmation de suppression vous rappelle que l'absence est récurrente et vous propose deux choix
3. Sélectionnez celui qui convient, puis cliquez sur Supprimer

• Supprimer seulement le [date] : seule cette date disparaît, les autres occurrences sont conservées
• Supprimer le [date] et les dates suivantes : cette date et toutes celles qui suivent sont supprimées. Les occurrences déjà passées restent dans votre agenda.

Effet sur la réservation en ligne

Une absence placée sur une plage d'ouverture masque les créneaux concernés à la réservation en ligne. Vos patients ne pourront pas réserver pendant cette plage, même si elle reste visuellement présente dans votre agenda professionnel.

Ce blocage dépend toutefois du motif d'absence que vous avez choisi :

• Une absence sans motif bloque toujours la réservation en ligne.
• Une absence avec un motif bloque la réservation en ligne seulement si ce motif a sa case Empêcher la prise de RDV aux endroits où l'absence est créée cochée.

Pourquoi ?

Bloquer rapidement un créneau avec une absence courte permet de protéger votre temps personnel ou organisationnel sans avoir à supprimer ou modifier vos plages d'ouverture habituelles. La semaine prochaine, votre planning standard reprend automatiquement.