Par défaut, Perfactive vous envoie un e-mail à chaque fois qu'un patient réserve en ligne. Si ces e-mails encombrent votre boîte, vous pouvez les couper sans toucher aux autres notifications : l'e-mail de réservation et l'e-mail d'annulation se règlent séparément.
Désactiver l'e-mail de nouvelle réservation
Rendez-vous dans Réglages
Cliquez sur Notifications
Dépliez la section Pro | Nouvelle réservation en ligne
Décochez la case Vous recevez un email lorsqu'une réservation en ligne intervient plus de ... heures avant le RDV
Cliquez sur Mettre à jour en bas de la page
Vos patients, eux, continuent de recevoir leur e-mail de confirmation : ce réglage ne concerne que les e-mails qui vous sont adressés.
Garder les e-mails d'annulation
Les annulations en ligne ont leur propre section, Pro | Nouvelle annulation en ligne, juste en dessous. Laissez sa case e-mail cochée : les deux réglages sont indépendants, vous pouvez donc ne plus être averti des réservations tout en continuant de l'être des annulations.
Filtrer selon le délai avant le rendez-vous
Plutôt que de tout couper, vous pouvez ne conserver qu'une partie des e-mails grâce au nombre d'heures indiqué dans chaque case :
Réservation : l'e-mail part lorsque la réservation intervient plus de X heures avant le rendez-vous. La valeur initiale est 0, ce qui correspond à toutes les réservations.
Annulation : l'e-mail part lorsque l'annulation intervient plus de X heures avant le rendez-vous, avec la même valeur initiale de 0.
Être alerté par SMS pour les cas urgents
Chacune de ces deux sections propose aussi une case SMS, désactivée au départ, qui fonctionne à l'inverse de l'e-mail : le SMS part lorsque la réservation ou l'annulation intervient moins de X heures avant le rendez-vous. C'est le réglage adapté si vous craignez de rater une annulation de dernière minute noyée dans vos e-mails.
Attention
Contrairement aux e-mails, qui sont gratuits, ces SMS sont décomptés de votre crédit. L'envoi suppose aussi qu'un numéro de mobile soit bien enregistré pour votre compte. Voir Acheter des SMS.
Note
Ces réglages sont propres à chaque praticien : dans un cabinet de groupe, chacun ajuste les siens depuis ses propres Réglages. Pour les profils secrétaire, la page indique que les notifications ne sont pas configurables.
Astuce
Sans ces e-mails, vous gardez la trace de vos réservations depuis la liste des réservations en ligne reçues. Voir Voir la liste des réservations en ligne reçues. Si vous souhaitez simplement que ces e-mails arrivent ailleurs (secrétariat, adresse dédiée) plutôt que de les supprimer, voir Configurer l'adresse e-mail qui reçoit les notifications de réservation.
Pourquoi ?
Couper les e-mails de réservation, garder ceux d'annulation et réserver le SMS aux dernières minutes vous laisse une alerte par situation, chacune au bon niveau d'urgence.